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Kommunales Projektmanagement

Nachlese zum KGSt®-Infotag

Viele Beschäftigte aus Kommunalverwaltungen waren der Einladung gefolgt: am 25. September 2018 in Münster diskutierten sie mit uns auf dem KGSt®-Infotag über kommunales Projektmanagement. Im Zentrum standen die Fragen: Wie können Entscheidungsträger ihrer Projektverantwortung gerecht werden? Wie kann Projektmanagement in die kommunale Steuerung integriert werden und welche projektförderlichen Rahmenbedingungen braucht es dazu in Kommunen?

 Teilnehmerinnen und Teilnehmer fassen Diskussions-Ergebnisse zusammen.

Impulsvorträge zeigten mögliche Lösungsansätze und Handlungsfelder des kommunalen Projektmanagements auf und in Diskussionsrunden wurde lebhaft debattiert.

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 Julie Gray Julie Gray

Mit einer Einführung in die Themenschwerpunkte eröffnete Julie Gray, KGSt-Referentin im Programmbereich Organisations- und Informationsmanagement, die Veranstaltung.

Ihr Vortrag bot einen Einblick in das laufende Berichtsprojekt "Kommunales Projektmanagement: Rolle und Verantwortung von Führungskräften", an dem die KGSt aktuell in Kooperation mit der GPM, Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e. V., arbeitet.

Julie Gray zeigte die Herausforderungen und Möglichkeiten der Führungskräfte im kommunalen Projektmanagement auf. Wichtig ist, dass sich die Führungsebene um die Projektgovernance kümmert, welche die strategischen Grundsätze definiert, wie mit Projekten und Programmen umgegangen wird. Dazu zählt, dass alle Projektaktivitäten an der (Gesamt-)Strategie ausgerichtet, PM-Standards festgelegt, PM-Rollen definiert und eine projektfreundliche Kultur gefördert werden. Außerdem muss ein Rahmen gesetzt werden, wie die notwendigen PM-Kompetenzen aufzubauen und (weiter) zu entwickeln sind.

Derzeit werden konkrete Empfehlungen zur Umsetzung erarbeitet, die Veröffentlichung des Berichts ist für dieses Jahr geplant.

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 Heike Kratt Heike Kratt

Es folgte ein Impuls von Heike Kratt, Sprecherin Public Affairs der GPM, zur individuellen und organisationalen Kompetenzentwicklung im kommunalen Projektmanagement. Dieses Thema wird auch im oben genannten Berichtsprojekt behandelt.

Heike Kratt legte den Nutzen von PM-Kompetenzentwicklung dar und welches Wissen Führungskräfte konkret benötigen. Sie verdeutlichte, dass eine Führung nur dann Projekte erfolgreich umsetzen und  nachhaltig projektfreundliche Rahmenbedingungen etablieren kann, wenn sie erkennt, was ihre Kommune braucht. Führungskräfte müssen in der Lage sein, die Planung und Durchführung ihrer Projekte angemessen beurteilen, unterstützen und ggf. nachsteuern zu können.

Wichtig dabei ist, dass sie sich auch um Qualifizierungen kümmern. Diese sollten standardisiert, ebenenübergreifend und systematisch eingeführt sowie möglichst mit einer Zertifizierung hinterlegt sein.

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 Wolfgang Sauer Wolfgang Sauer

Wolfgang Sauer, Projektmanager des Landkreises Hameln-Pyrmont, erklärte in seinem Beitrag, wie Projekt- und Programmmanagement in der kommunalen Praxis funktionieren. Zur Einführung von Projektmanagement braucht es das Commitment der Verwaltungsleitung. Sie muss vom Nutzen überzeugt sein und Projektmanagement systematisch einführen.

Darüber hinaus wird ein PM-System benötigt, das PM-Handbuch, Vordrucke, Software usw. beinhaltet sowie eine zentrale Projektunterstützung, die den gesamten PM-Prozess koordiniert und weiterentwickelt. Neben tiefen Einblicken in die Arbeit als Projektmanager gab Wolfgang Sauer den Teilnehmenden viele wertvolle Umsetzungs-Tipps mit auf den Weg.

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 Oliver Kasties Oliver Kasties

Über seine Erfahrungen als externer Prozessbegleiter berichtete Oliver Kasties, Fachbereichsleiter Zentrale Dienste der Stadt Goslar. In seinem Vortrag stellte er dar, wie er in der Stadt Wolfsburg Projektmanagement als Steuerungsinstrument einführte.

Er erläuterte die Entwicklung des Projektmanagement-Handbuchs. Dieses beschreibt die PM-Rollen und enthält die Projekt-Phasen mit Inhalten, Verantwortlichkeiten und einigen wenigen, aber gut nutzbaren Vorlagen.

Zusätzlich ging er auf die wesentlichen Inhalte der modular basierten Qualifizierungsreihe im Projektmanagement für die Stadt Wolfsburg ein.

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 Daniela Hoffmann Daniela Hoffmann

Einen Einblick in den Kölner Verwaltungsreformprozess und dessen Programmmanagement gab Daniela Hoffmann, Büro der Oberbürgermeisterin der Stadt Köln. Sie hob die wichtigsten Erfolgsfaktoren hervor: die Projektsteuerung sowie die Beteiligung und Kommunikation mit den Mitarbeitenden und Führungskräften.

Bereits bei der Entwicklung des Reformkonzepts kommunizierte die Stadt Köln es offen und beteiligte alle wesentlichen Akteure in Arbeitssitzungen, Großveranstaltungen oder Workshops. So unterstützte sie aktiv den Change-Prozess, um einen Veränderungswillen zu erzeugen und vom Nutzen und von der Machbarkeit zu überzeugen. Für das Jahr 2019 steht voraussichtlich die Einführung des Projektmanagements für die gesamte Stadtverwaltung an.

In kleinen Diskussionsrunden befassten sich die Referentinnen und Referenten am Nachmittag gemeinsam mit den Teilnehmenden mit folgenden Fragen:

  • Welche Organisationskultur braucht das Projektmanagement in Kommunen, um wachsen zu können?
    Wie können Sie dies in Ihrer Kommune (aktiv) unterstützen?
  • Die Politik, die Verwaltung und die Projekte: Reibungsfläche, ein "kritischer Pfad" oder machbar?
  • Benötigen Kommunen tatsächlich ein Projektmanagement Office (PMO)
    Was ist der konkrete Nutzen und dessen Aufgaben?
  • Gibt es in Ihrer Verwaltung übergeordnete Strategien, aus denen Projekte generiert und umgesetzt werden? Inwieweit gibt es schon PM-Standards und professionelle Qualifizierungen?
    Beispiele in Ihrer Kommune?
    Was können wir daraus lernen?

Projektmanagement ist ein Thema, das Kommunen bewegt. In vielen Verwaltungen ist es bereits fester Bestandteil der Arbeit, in anderen setzt man sich gerade erst damit auseinander oder versucht, sich schrittweise anzunähern. Die Stärken und Schwächen des Projektmanagements hängen im Einzelfall von den strukturellen Rahmenbedingungen und den entwickelten Konzeptionen ab. Es gibt noch einige offene Fragen zu klären und Hürden in der Praxis zu nehmen.

Die KGSt und ihr Kooperationspartner GPM bleiben am Thema dran, um Kommunalverwaltungen weiterhin bestmöglich bei der Umsetzung von Projektmanagement zu unterstützen.

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