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Wissen optimal managen!

Gestaltungsmöglichkeiten für ein kommunales Wissensmanagement

Rund 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmer waren beim KGSt®-Infotag "Wissen optimal managen" dabei. Er fand am 19. Oktober 2017 in Münster statt.

Wie gelingt es, die Verwaltung nachhaltig vor einem Wissensverlust zu schützen? Welche innovativen und wirkungsvollen Methoden und Werkzeuge gibt es? Was machen andere Kommunen und wie sieht das Wissensmanagement der Zukunft aus? Diese Fragen trieben alle Anwesenden um und auf dem Infotag gab es viele Antworten.

Den Anfang machten die KGSt-Referenten Anika Krellmann und Matthias Wieliki. Sie stellten das Vorgehensmodell der KGSt zum anlassorientierten Wissensmanagement vor. Ausgehend von unterschiedlichen Auslösern, beispielsweise das altersbedingte Ausscheiden von Mitarbeitern oder Organisationsänderungen, umfasst das Vorgehensmodell sieben Schritte, die das Managen von Wissen systematisieren und erleichtern. Dafür sind zunächst Ergebnisse und Wirkungen festzulegen, die Ausgangslage muss analysiert werden, unterschiedliche Methoden sind auszuwählen und daraufhin die Prozesse zu gestalten und Ressourcen bereitzustellen. Auf keinen Fall zu kurz kommen darf die Begleitung des Wissensmanagements, insbesondere durch die Führungskräfte, und die anschließende Evaluation der Ergebnisse und Wirkungen.

Im Anschluss präsentierte Thomas Wartzack, Stadt Nürnberg, das interkommunale Konzept der Städte Nürnberg, Fürth, Erlangen und Schwabach zur dezentralen Wissenssicherung. Die Städte haben einen Leitfaden entwickelt, der die selbstständige und systematische Sicherung von Erfahrungswissen unterstützt. Insbesondere die interkommunale und ressourcenschonende Herangehensweise sowie die professionelle Umsetzung begeisterten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Aneka Hillmer führte am Beispiel des Bezirksamts Hamburg-Mitte vor, wie im Zuge des Projekts "Effektives und praktikables Wissensmanagement für das Bezirksamt" ein Wissensmanagement etabliert worden ist. Dabei machte sie den Vorteil der Projektorganisation deutlich. Auch die Stärkung der Eigenverantwortlichkeit ist wichtig. Voraussetzung dafür war vor allem die klare Definition von Rollen. Wissensmanagement muss darüber hinaus integrativer Bestandteil der eigenen Arbeit sein. Ein Highlight war das selbst gedrehte Video, das mit einfachen Mitteln die Relevanz des Wissensmanagements verdeutlicht hat.

"Delegation zwecklos?" Diese Frage stellte sich Ralf Dessel, Stadt Buxtehude, in seinem Beitrag. Als Führungskraft legte er dar, welche Rolle die Delegation beim Wissensmanagement einnimmt. Er verdeutlichte, dass ein erfolgreiches Wissensmanagement auf vielen Schultern mitgetragen und mitgelebt wird. Die Stadt Buxtehude hat dafür eine wirksame, auch strukturell verankerte Herangehensweise gefunden.

Irritation und Inspiration lieferte Beate van Kempen, LVR-InfoKom. Überzeugend und anhand vieler praktischer Beispiele hat sie dargestellt, wie Wissensmanagement in der Digitalen Transformation aussieht und welche Rolle dabei das "Mindset", die richtige Haltung spielt. Als Führungskraft geht sie experimentierfreudig und offen an ganz neue Methoden und Werkzeuge heran und versprüht damit eine Begeisterung, die sich weiter verbreitet. Dafür brauche es "Musterbrecher" – so Beate van Kempen zur Herausforderung, eine neue Wissenskultur herauszubilden.

Stefan Domanske vom Landkreis Lüneburg führte allen Teilnehmenden noch einmal ganz anschaulich verschiedene "Pfade" des Wissensmanagements vor Augen - von analogen Enzyklopädien über Wikis bis hin zu neuen Social Tools. Sein Impuls zeigte anschaulich, wie wichtig heute und in Zukunft ein systematisches Informationsmanagement und neue Technologien wie die Künstliche Intelligenz für das Wissensmanagement sein können.

Den Blick über den Tellerrand warf zum Schluss der Beitrag von Sebastian Brinke, Microsoft: "Modern Workplace: Wissensmanagement bei und mit Microsoft". Anhand praktischer Beispiele aus der Privatwirtschaft zielte dieser insbesondere auf die Bedeutung der Arbeitsplatzgestaltung und der neuen Kommunikations- und Kollaborationsplattformen ab.

Wissen optimal managen? Wie passend, dass beim Infotag zu diesem Thema ein wahres Wissensmanagement praktiziert wurde. Die zahlreichen Fragen und Gedankenaustausche in der und am Rande der Veranstaltung zeigten deutlich, wie wichtig auch das interkommunale Teilen von Wissen ist.

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