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Initiative 1+1 macht 3

Erfolgsfaktor Wissen optimal nutzen

Wissensmanagement ist kein neues Thema, erlebt aktuell jedoch – zu Recht – ein Revival. Verschiedene Rahmenfaktoren wie der demografische Wandel, die Digitalisierung oder auch die Megatrends und die VUCA-Bedingungen sorgen dafür, dass Wissen als Produktionsfaktor eine immer größere Bedeutung zukommt. Richtig eingesetzt kann das Wissensmanagement nicht nur sein volles Potenzial freisetzen, sondern auch den sich selbst mehrenden Effekt auslösen.

Die Wissensarbeit ist auf dem Vormarsch und nimmt einen immer höheren Verbreitungsgrad an. Wissensarbeiterinnen und -arbeiter erbringen ihre Arbeitsleistung ausschließlich durch die Nutzung vorhandenen oder durch die Erstellung neuen Wissens. Komplett neue Wirtschaftszweige und Unternehmen wie Facebook, Google oder Pinterest sind entstanden. Diese Unternehmen machen sich vorhandenes Wissen, Informationen und Daten zunutze und generieren daraus enorme Umsätze.

Doch nicht nur in der Privatwirtschaft, auch in den Kommunen wird das Wissen immer bedeutsamer. Egal, um welchen Leistungserstellungsprozess es geht, vom fachgerechten Aufbau eines Spielplatzes über die Genehmigung einer Werbefläche bis hin zur Aufstellung eines Haushaltsplans oder zur  Entwicklung einer E-Government-Strategie: Für jeden Prozess ist Wissen ein elementarer Faktor.

Über viele Jahrzehnte hat sich ein großer Wissensschatz in den Kommunen aufgebaut. Mit dem Aufkommen der ersten technisch unterstützten Arbeitsinstrumente ist die Menge des kommunalen Wissens noch einmal sprunghaft angestiegen. Wir stehen mittlerweile einer regelrechten Wissens- und Informationsflut gegenüber, die uns auf diversen Kanälen erreicht. Gleichzeitig macht sich der demografische Wandel auf verschiedene Weisen verstärkt bemerkbar.

In den kommenden Jahren werden in manchen Kommunen bis zu 80 Prozent der Mitarbeitenden aus Altersgründen ausscheiden. Wenn nicht rechtzeitig mit dem Management des kommunalen Wissens begonnen wird, geht ein Großteil des Wissens dieser Mitarbeitenden mit in den Ruhestand. Für die Kommunen ist das Wissen dann dauerhaft verloren und kann große Lücken in der Leistungserstellung aufreißen. Gerade langjährige Mitarbeitende haben sehr viel Erfahrungswissen, das für reibungslose Abläufe innerhalb der Kommunen unverzichtbar ist.

Die Fluktuation ist in Kommunen mittlerweile so hoch, dass sie ebenfalls ein wichtiger Treiber des Wissensmanagements geworden ist. Hochbewertete Stellen in der eigenen oder in umliegenden Kommunen, neue Stellenprofile wie die des Chief Digital Officer oder private Gründe sorgen dafür, dass immer mehr Beschäftigte sich regelmäßig neu orientieren und ihre Stellen wechseln. Auch hier kann der Zugriff auf das Wissen ganz oder teilweise verloren gehen, wenn es nicht in das Wissensmanagement integriert und für die Kommune erhalten wird.

Die Stellennachbesetzung wird ebenso zu einer immer größeren Herausforderung. Selbst wenn eine überlappende Besetzung für Schlüsselpositionen geplant ist, scheitert diese häufig daran, dass nicht rechtzeitig eine Nachfolge gefunden wird. Besonders zugespitzt hat sich die Situation bei Ingernieurs-, IT- und Medizinstellen. Aber auch in der klassischen Verwaltungslaufbahn wird eine Nachbesetzung und damit die Weitergabe des Wissens zwischen den Akteuren immer schwieriger.

Für viele Kommunen sind diese drei Themen aktuell der Auslöser, sich intensiver mit dem kommunalen Wissensmanagement zu beschäftigen. Dabei geht hauptsächlich darum, Wissen zu bewahren und für nachfolgende Mitarbeitende verfügbar zu halten.

Im ganzheitlichen Wissensmanagement ist die Bewahrung jedoch nur einer von mehreren Bausteinen. Um das volle Potenzial des Wissens zu erschließen ist es wichtig, alle Bausteine aufzugreifen. Neben dem vorhandenen Wissen einzelner kann so auch neues, gemeinsames Wissen generiert werden, das für die Lösung komplexer Aufgaben und Herausforderungen dringend benötigt wird.

Die KGSt hat, gemeinsam mit der Arbeitsgruppe "Wissen ganzheitlich managen" und weiteren Kommunen, die Initiative "1+1 macht 3" begründet. Die Initiative erarbeitet verschiedene Angebote, die die Kommunen sowohl bei der anlassbezogen Einführung von Wissensmanagement, als auch bei der ganzheitlichen Herangehensweise unterstützen.

Zusätzlich zu einem klassischen Bericht wird unter anderem ein Wissens-Werkzeugkoffer zur Verfügung gestellt, der Werkzeuge für jeden Wissensbaustein bereithält. Da viele Kommunen bereits tolle Wissens-Werkzeuge im Einsatz haben, begründen wir hier eine Wissens-Community.

Neben den bereits veröffentlichten Werkzeugen gibt es eine Steckbriefvorlage, die von allen Kommunen befüllt werden kann, um das Wissen über weitere und neue Werkzeuge für alle zur Verfügung zu stellen. Gemeinsam können so immer mehr Werkzeuge generiert und der mehrende Effekt des Wissens genutzt werden.

Zusätzlich wird es einen Blog geben, in dem in regelmäßigen Abständen Themen rund um das kommunale Wissensmanagement aufgegriffen werden. Von Praxisbeispielen über Tipps und Tricks zu einzelnen Werkzeugen, übergreifende Themen wie Gamification, Nudging uvm. bis hin zu Interviews mit Fachexpertinnen und -experten sowie Erklärvideos – im Blog wird das geballte Fachwissen zusammengetragen.

Treten Sie mit uns und anderen Interessierten in den Dialog, stellen Sie Fragen und gestalten Sie den Weg des kommunalen Wissensmanagements mit. Damit Sie keine Neuigkeit verpassen, abonnieren Sie gleich unseren KGSt®-Wissensblog!

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