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KGSt®-Prozess-Symposium 2019

Rückblick auf eine facettenreiche Veranstaltung

Mit einem großen Knall eröffneten Matthias Hörmeyer und Gaby Beckmann in Berlin das 7. KGSt®-Prozess-Symposium: Vor einem ausgebuchten Saal wurde das neue KGSt®-Prozessportal freigeschaltet!

 Voller Saal: Rund 150 Teilnehmer*innen besuchten das 7. KGSt®-Prozess-Symposium. Voller Saal: Rund 150 Teilnehmer*innen besuchten das 7. KGSt®-Prozess-Symposium.

Über 150 Teilnehmer*innen waren am 17. September 2019 beim Startschuss für das KGSt®-Prozessportal dabei: ohne Feuerwerk und Trommelwirbel, dafür jedoch mit neuen Inhalten und Funktionalitäten für alle KGSt-Mitglieder.

Als Testnutzerin hatte Sabine Schnabel, Teamleiterin Organisationsentwicklung und Beratung bei der Stadt Mannheim, die KGSt bei der Entwicklung des KGSt®-Prozessportals unterstützt und berichtete auf dem Symposium von der intuitiven Nutzung des Systems, die sie besonders positiv überrascht hatte.

Das neue Portal fasst die Inhalte der bisherigen Angebote KGSt®-Prozessbibliothek und KGSt®-Prozesskatalog unter einer Oberfläche zusammen und bietet zusätzlich Kollaborationsräume zur gemeinsamen Prozessbearbeitung. Wie KGSt-Referent Matthias Hörmeyer erläuterte, basiert das KGSt®-Prozessportal auf der PICTURE-Prozessplattform und wird ständig weiterentwickelt. Wir freuen uns über Rückmeldungen zu Ihrem ersten Eindruck, wenden Sie sich damit gerne an die KGSt.

Anschließend berichtete Dr. Björn Weiße, Leiter des Ordnungs- und Bürgeramts der Stadt Karlsruhe, von der Einführung eines Digitalen Bürgerbüros. Mit ungewöhnlichen Beispielen sensibilisierte er die Teilnehmenden für die unglaubliche Dynamik der Digitalisierung. Mit dem Digitalen Bürgerbüro reagiert Karlsruhe auf die neuen Herausforderungen und bietet digitale Services auf verschiedenen E-Government-Terminals.

"Raus aus den Schlagzeilen!" – war der Aufhänger für den folgenden Vortrag. Nach massiver Kritik an langen Wartezeiten im Münchner Kreisverwaltungsreferat sollte eine Organisationsuntersuchung den Befreiungsschlag bringen. Projektleiterin Stephanie Butt stellte die umfangreiche Untersuchung der Publikumsbereiche und den aktuellen Stand dar. Von den rund 500 erarbeiteten Verbesserungsmaßnahmen betrafen immerhin knapp ein Drittel die Ablauforganisation! Aus diesem Grund wird das Geschäftsprozessmanagement (GPM) der Landeshauptstadt in Zukunft gestärkt.

Dr. Rudolf Hauber, Facharchitekt und Leiter GPM, betonte die Bedeutung des im Februar verabschiedeten GPM-Stadtratsbeschlusses zum verwaltungsweit einheitlichen Vorgehen. Mit Service Design erhalten neue Haltungsansätze und Methoden Einzug in das Prozessmanagement.

Den neuen Ansatz Service Design, mit dem Prozesse besonders nutzerfreundlich und agil gestaltet werden, stellte Matthias Hörmeyer vor. Anhand kommunaler Beispiele zeigte er ganz unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten und machte Mut, es selbst einmal zu probieren. Unter dem Motto "Users first!" wird die KGSt in den nächsten Monaten verschiedene Hilfestellungen für kommunale Praktiker anbieten.

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 Teilnehmer*innen eines Workshops sehen sich verschiedene Prozessmanagement-Software an. Teilnehmer*innen eines Workshops sehen sich verschiedene Prozessmanagement-Software an.

Nach der Mittagspause teilten sich die Teilnehmenden in drei Workshops auf. Im Workshop A erklärten erfahrene Praktiker fünf Prozessmodellierungstools. Workshop B leitete KGSt-Referentin Hortense Klein, hier stand das Dokumentenmanagement im Vordergrund. Im Workshop C stellte Patrick Rosskothen, Referent in KGSt-Seminaren, prozessbezogene Methoden zur Stellenbemessung vor.

Mit seinem Vortrag "Die Uhr tickt – Wo stehen wir bei der Umsetzung des OZG?" sorgte Peter Klinger, Lehrbeauftragter für E-Government, für besonders gute Laune. Schonungslos brachte er bisherige Versäumnisse im E-Government auf den Punkt. Zudem berichtete er von neuen Ergebnissen aus den Digitalisierungslaboren und plädierte dafür, den Schub des OZG zu nutzen, um digitale Services sehr viel schneller und konsequenter umzusetzen.

Zum Abschluss des ersten Tages stellte Alexander Süß, E-Government-Koordinator des Landkreises Mittelsachsen, das landesweite Prozessmanagement in Sachsen vor und insbesondere die Erarbeitung eines einheitlichen Prozessregisters für die Landkreise. Eine gemeinsamen Prozessplattform, zur Verfügung gestellt durch das Land, erleichtert die interkommunale Zusammenarbeit.

Am zweiten Tag gab es weitere spannende Einblicke in die Praxis des kommunalen Prozessmanagements. Als stark dokumentenbasierter Prozess mit zahlreichen Akteuren innerhalb und außerhalb der eigenen Verwaltung stellt die Baugenehmigung die "Königsdisziplin" im kommunalen Prozessmanagement dar. Laura Ehrenbrink, Organisatorin im Landkreis Osnabrück, erläuterte, wie  auch dieser Prozess vom Antrag bis zum Bescheid digitalisiert werden kann. Der Nutzen für die Bürger*innen ist deutlich zu erkennen: In nur zwei Jahren stieg die Quote der digital eingereichten Anträge von 10 Prozent auf 58 Prozent.

Im Praxisbericht aus Langenhagen stellte Dr. Kirsten König ihr Vorgehen zur Einführung von Prozessmanagement in einer Kommune der Größenklasse 4 vor. Trotz anfänglicher Skepsis bei dem einen oder anderen Kollegen in der Verwaltung gelang es in nur drei Jahren, ein Prozessmanagement-Konzept abzustimmen, eine verwaltungsweite Landkarte zu erarbeiten sowie gut 80 Prozessuntersuchungen und -optimierungen durchzuführen.

Knappe Ressourcen zwingen viele Kommunen aktuell zu einem Spagat zwischen den Anforderungen aus dem OZG und eigenen E-Government-Projekten. KGSt-Referentin Dr. Gaby Beckmann, erläuterte mit dem Verwaltungsscreening eine Methode zur Priorisierung der zahlreichen E-Government-Aktivitäten. Dank der Benennung von E-Government-Kernprozessen im KGSt®-Prozesskatalog liegt den Kommunen eine gute Handreichung zur Analyse der eigenen Prozesse vor.

"Wie sage ich’s meinem Programmierer?" Mit dieser Frage brachten Andreas Buchwald und Frank Hofmann, beide Sachgebiet Organisation der Stadt Kassel, die Schwierigkeiten bei der Übertragung von organisatorischen Prozessmodellen in die "IT-Sprache" auf den Punkt. Anhand von Beispielen demonstrierten sie, wie die Aufwände bei der "Übersetzungsarbeit" verringert werden können, u. a. mit der Prozessplattform civento.

Wieder einmal stellte das KGSt®-Prozess-Symposium die zahlreichen Facetten des kommunalen Prozessmanagements dar. Es wurde deutlich, dass der Hypertrend Digitalisierung und auch der Zeitplan des Onlinezugangsgesetzes die Diskussion aktuell stark beschleunigen und in den Kommunen eine beispiellose Dynamik auslösen.

Wir bedanken uns ganz herzlich bei allen Vortragenden und Teilnehmenden und freuen uns auf das nächste KGSt®-Prozess-Symposium 2021!

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