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KGSt®-Prozesskatalog bewährt sich im Praxistest!

Mitte Mai haben wir den KGSt®-Prozesskatalog als neuen Ordnungsrahmen für das kommunale Prozessmanagement veröffentlicht. Wir freuen uns über hohe Downloadzahlen – sowohl für den Katalog als auch für den ergänzenden Bericht. Sie zeigen das große Interesse an diesem Thema.

 KGSt-Referentin Dr. Gaby Beckmann (9. von links) konnte die Seminarteilnehmer von den Vorzügen des Prozesskatalogs überzeugen. Am Stehtisch: Christian Kaiser und Sebastian Reißig aus Herne. KGSt-Referentin Dr. Gaby Beckmann (9. von links) konnte die Seminarteilnehmer von den Vorzügen des Prozesskatalogs überzeugen. Am Stehtisch: Christian Kaiser und Sebastian Reißig aus Herne.

Doch für welche Aufgaben eignet sich der Katalog? Wie lässt sich tatsächlich mit solch einer Liste arbeiten? Inzwischen konnte unsere Mitglieder dazu in Seminaren erste, sehr positive Erfahrungen sammeln.

Im Seminar zum Verwaltungsscreening beispielsweise sollten die 14 Teilnehmerinnen und Teilnehmer mithilfe des KGSt®-Prozesskatalogs eine organisationsbezogene Prozesslandkarte erstellen. Diese Prozesslandkarten zeigen die zentralen Steuerungs-, Leistungserstellungs- und Stützprozesse einer Organisationseinheit. Sie verdeutlichen Kernprozesse und Overhead und helfen, Standardisierungspotenziale und Prozessdefizite zu erkennen. In Kommunen mit hoher Prozessreife werden sie regelmäßig unter anderem für Fragen der Steuerung, der (Neu-)Organisation, des Wissensmanagements und des Risikomanagements eingesetzt.

Die Teilnehmenden erhielten die Aufgabe, sich zu zweit zunächst auf eine (fiktive) Organisationseinheit zu verständigen. Für diese sollten sie anhand des Katalogs die zentralen Stütz- und Steuerungsprozesse sowie die Leistungserstellungsprozesse aus dem Katalog heraussuchen. Sie hatten die Möglichkeit, den Katalog auf Laptops einzusehen. Im Vorfeld war erläutert worden, wie der Katalog strukturiert ist und wo insbesondere die häufig verwaltungsweit laufenden Stütz- und Steuerungsprozesse zu finden sind.

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 Prozesslandkarte Mobilitätsmanagement Prozesslandkarte Mobilitätsmanagement

Im Ergebnis konnten alle sieben Gruppen innerhalb von nur 30 Minuten eigene Prozesslandkarten vorweisen. Es entstanden Übersichten für Kämmereien, Gesundheitsämter, Volkshochschulen, KFZ-Zulassungsstellen und andere Organisationseinheiten. Teilweise wurden die Landkarten auf Moderationswände übertragen, teilweise direkt aus dem Katalog in Excel erstellt.

Befragt nach ihren Erfahrungen waren sich alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer einig: Der Katalog ist eine große Hilfe, um sich einen Überblick über die Prozesse zu verschaffen. Als besondere Vorteile wurden genannt:

  • Dank der klaren Gliederung des Katalogs sind alle Prozesse leicht zu finden.
  • Die Fülle von fachlichen Prozessen im Katalog verkürzt die Erfassung erheblich. Es ist in der Regel nur noch ein Wegstreichen von Prozessen notwendig.
  • Die klare Bezeichnung der Prozesse inkl. der Gesetzesgrundlagen erleichtert die Abgrenzung von Prozessen.
  • Der Katalog unterstützt die Prozessmanager dabei, insbesondere Steuerungs- und Stützprozesse in verschiedenen Projekten einheitlich abzugrenzen.
  • Prozesslandkarten können mithilfe des Katalogs leicht über "copy und paste" in Excel erstellt werden. Wird in einer Kommune mit einer Prozessmodellierungs-Software mit Excel-Import gearbeitet, lässt sich die Prozesslandkarte direkt visualisieren und mit bestehenden Prozessmodellen verknüpfen.

Der hohe Praxisnutzen des Katalogs zeigte sich auch zum Schluss des Seminars, als die Umsetzungsmöglichkeiten der Seminarinhalte abgefragt wurden. Die meisten Anwesenden hatten ganz konkrete Ideen zur Nutzung des Katalogs – sowohl in einzelnen Optimierungsprojekten als auch zur Verbesserung des gesamtkommunalen Prozessmanagements.

Wir wünschen dabei viel Erfolg und freuen uns über Rückmeldungen zu Ihren Erfahrungen!

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