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Kommunale Risiken im Blick

Risikomanagement am Beispiel des Zentralen Betriebshofs Herten

In der Privatwirtschaft ist ein strukturierter Umgang mit Risiken unter anderem durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) gesetzlich vorgeschrieben. Auch das kommunale Handeln, das durch Steuern, Gebühren und Beiträge der Bürgerinnen und Bürger finanziert wird, bewegt sich keinesfalls auf einer sicheren Grundlage: Unterschiedlichste kommunale Risiken können die angestrebten Ziele gefährden.

Dazu zählen nicht nur Finanzziele, sondern auch vielfältige kommunale Leistungsziele, die sich aus Gesetzen und Verordnungen oder im Zusammenhang mit freiwilligen Leistungen ergeben. Im Gegensatz zu privatwirtschaftlichen Unternehmen stehen Gemeinden, Städte und Landkreise zwar nicht latent unter dem Risiko der Bestandsgefährdung. Zur Aufrechterhaltung ihrer Leistungsfähigkeit und stetigen Aufgabenerfüllung müssen sie ihre Risiken aber ebenso überwachen und verantwortlich steuern. Dabei sind Risikobetrachtungen bei kommunalen Entscheidungen nichts Neues - sie unterliegen allerdings oftmals keiner strukturierten und systematischen Vorgehensweise.

Der interkommunale Erfahrungsaustausch und aktuelle Anfragen bei der KGSt zeigen, dass es vor allem kleinen und mittleren Kommunen Schwierigkeiten bereitet, relevante Risiken systematisch zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern.

Anders stellt sich die Situation bei kommunalen Unternehmen dar, die nach den jeweiligen gesellschaftsrechtlichen Bestimmungen bereits verpflichtet sind, ein Risikomanagementsystem zu betreiben. Nach §10 der Eigenbetriebsverordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (EigVO NRW) müssen beispielsweise auch kommunale Eigenbetriebe zur Aufrechterhaltung ihrer technischen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ein Überwachungssystem einrichten, das es ermöglicht, etwaige die Entwicklung beeinträchtigende Risiken frühzeitig zu erkennen.

Von diesen Erfahrungen kann auch die kommunale Kernverwaltung mit Blick auf das reformierte Haushalts- und Rechnungswesen - beispielsweise hinsichtlich der Anwendungshinweise zu §76 GO NRW (Haushaltssicherungskonzept) - profitieren. Am Beispiel des Zentralen Betriebshofes Herten (ZBH) stellen wir im Folgenden die gelungene Einführung eines auf die örtlichen Bedürfnisse abgestimmten Risikomanagement-Verfahrens vor:

Der Zentrale Betriebshof Herten, eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung der Stadt Herten (NRW, Kreis Recklinghausen, GK 4, 62.000 EW), wendet bereits seit Beginn des Jahres 2010 ein eigenes Risikomanagement-Verfahren an, das die individuelle Aufbauorganisation mit strategischen und operativen Zuständigkeiten berücksichtigt. Grundlage des komplett in Eigenregie entwickelten Verfahrens bildet das Risikomanagement-Handbuch des ZBH, das unter anderem Details zur Zielsetzung, der Organisation, den Prozessphasen, dem Workflow, den Bewertungskriterien und dem halbjährlichen Risiko-Reporting enthält. Neben der Definition von Risikobereichen, Risikoarten und verschiedenen Risikomerkmalen verfügt das Verfahren auch über eine monetäre Risikobewertung und individuelle Risikoausweisung in verschiedenen Risikoklassen. Relevante Einzelrisiken werden im Wege des sogenannten "Bottom-Up-Verfahrens" von den Beschäftigten ermittelt.

Die nach der Eigenbetriebsverordnung geforderte Berichterstattung umfasst eine zu den Berichtszeitpunkten aktuelle Beschreibung aller Einzelrisiken mit den notwendigen Maßnahmen zur Risikominderung bzw. Chancenoptimierung, eine Gesamtübersicht der Risiken in Tabellenform und eine Risikomatrix mit der Bewertung des ermittelten Risikopotentials. Ein Kurzbericht zum Risikoportfolio, der mit seinen Kernaussagen am Jahresende in die Lageberichterstattung eingebunden wird, komplettiert das Verfahren, das auch seitens der Wirtschaftsprüfer vollinhaltlich akzeptiert und anerkannt wird.

Nach dem Start mit eigenentwickelten Word- und Excel-Dateien wurde das Risikomanagement-Verfahren ab 2013 durch ein anwenderfreundliches Datenbankverfahren (Standard-Software Access i.V.m. Word und Excel) abgelöst.

Das Risikomanagementverfahren hat zu folgenden Ergebnissen und Wirkungen geführt:

  • Generelle Transparenz bei risikorelevanten Projekten, Maßnahmen und Aufgabenstellungen
  • Sensibilisierung der Führungskräfte, Beschäftigten und beteiligten Akteure bei der Durchführung der unterschiedlichen Vorhaben
  • Umsetzung von frühzeitig erkannten Chancen bzw. Einleitung von geeigneten risikomindernden (Gegen-)Maßnahmen

Sowohl die Betriebsleitung als auch die Beschäftigte des Zentralen Betriebshofes sind vom Mehrwert eines qualifizierten Risikomanagements und die hierdurch gewonnen Erkenntnisse überzeugt. Risikomanager Klaus Böhm, selbst über zwei Jahrzehnte in unterschiedlichen Funktionen im Finanzbereich der Stadt Herten aktiv und an der Erarbeitung des KGSt®-Berichts 5/2011 "Das kommunale Risikofrühwarnsystem" beteiligt, sieht den wesentlichen Erfolg des Verfahrens vor allem in einer deutlich gesteigerten Akzeptanz und positiven Einstellung aller Beteiligten zum Thema Risikomanagement:

Das veränderte Bewusstsein sowohl auf Seiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als auch seitens der Führungskräfte führt zu einem äußerst transparenten und offensiven Umgang mit den Chancen und Risiken des kommunalen Dienstleisters ZBH. Die Vorgehensweise des Zentralen Betriebshofes Herten stellt aus Sicht der KGSt ein gelungenes Beispiel für ein schlankes, integriertes System mit starkem Praxisbezug dar. Es lässt sich insofern auch auf andere Bereiche der Verwaltung übertragen.

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Erfahrungsaustausch

Wir wollen die Gemeinden, Städte und Landkreise beim Thema Risikomanagement auch weiterhin aktiv unterstützen. Deshalb interessieren uns weitere, gelungene Praxisbeispiele für den interkommunalen Erfahrungsaustausch. Wir freuen uns, wenn Sie uns entsprechende Konzepte schicken.


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