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Künstliche Intelligenz für das Antragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung

Kreisstadt Bergheim geht mit prämierter Projektidee innovativ voran

"Gemeinsam wird es KI" lautet das Motto des Ideenwettbewerbs, den die Denkfabrik des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales über ihre "Civic Innovation Platform" gestartet hat. Das Besondere? Prämiert werden nicht fertige Lösungen, sondern Ideen und vielversprechende Ansätze für einen gesellschaftlichen und sozialen Fortschritt mit KI. Der Wettbewerb soll es den Einreichenden gerade dann ermöglichen, weiter an ihren Ideen zu feilen und sie in die Umsetzung zu bringen.

 Bundesminister Hubertus Heil im Gespräch mit der Moderatorin Geraldine de Bastion, Foto © BMAS – Thomas Rafalzyk Bundesminister Hubertus Heil im Gespräch mit der Moderatorin Geraldine de Bastion. Foto © BMAS – Thomas Rafalzyk

Die KGSt unterstützt den Ideenwettbewerb als Kooperationspartnerin, unsere Referentin Anika Krellmann war daher regelmäßig dabei. Die Kreisstadt Bergheim ist KGSt-Mitglied und hat mit ihrer Idee bei der Jury gepunktet. Carina Steinert stellt die das Projekt aus Bergheim in diesem Artikel vor.

Im März 2021 wurden die Kreisstadt Bergheim und ihr Projektpartner, die Westphalia DataLab GmbH, für ihre Projektidee "Künstliche Intelligenz (KI) für das Antragsmanagement in der öffentlichen Verwaltung" im Wettbewerb "Gemeinsam wird es KI" ausgezeichnet. Seitdem wird in enger Zusammenarbeit die Idee zu einem Konzept weiterentwickelt, um im Anschluss eine Umsetzung zu realisieren.

Im Kern einer solchen Lösung steht eine durch Künstliche Intelligenz (KI) gestützte Software, welche Informationen aus Antragsdokumenten extrahiert und analysiert (z. B. Art, Ort und Investitionsgröße eines beantragten Bauvorhabens). Die angedachte Lösung ermöglicht damit einen differenzierten Überblick über das Antragsaufkommen der Behörde und unterstützt Sachbearbeitende dabei, die eigenen Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten.

Beispielsweise können gleichartige Anträge für eine gebündelte Bearbeitung aufgefunden werden. Ebenfalls können die verwendeten Algorithmen die Anträge nach Schwierigkeitsgrad klassifizieren und auf etwaige Unstimmigkeiten aufmerksam machen. Antragstellende Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen profitieren auf der anderen Seite bei der Antragsstellung von einer Prognose bezüglich der voraussichtlichen Bearbeitungszeit ihres Antrags, das beispielswiese auf der städtischen Webseite dargestellt wird. Diese berechnet sich nach der Art und Inhalt ihres Antrags sowie der allgemeinen Auslastung der Behörde, beziehungsweise der Auslastung des zuständigen Sachbearbeitenden auf Basis von vorangegangenen Anträgen ähnlichen Umfangs.

Nach einer Laufzeit von mindestens einem Jahr, beziehungsweise dem Aufbau einer Datenhistorie von mindestens einem Jahr, können dem intelligenten Antragsmanagement auch Forecasting Funktionen hinzugefügt werden. Damit erhält die Behörde eine Prognose für ihr zukünftiges Antragsaufkommen, z. B. Vorhersagen für die nächsten 12 Wochen. Spezielle Algorithmen lernen dabei auf Basis historischer Daten und berücksichtigen darüber hinaus auch Einflüsse externer Faktoren, z. B. Wetter, Rohstoffpreise, regionale Events, Feiertage und Schulferien. Die Vorhersagen werden den Führungskräften zu jeder Zeit in einer Weboberfläche mit aktuellen Informationen zum Personalbedarf in Bezug auf Stellenanteile und Mitarbeiterauslastung, den offenen und ankommenden Anträgen und einer Vorhersagegenauigkeit bereitgestellt.

Aktuell werden die Anforderungen und das Design nach einem iterativen Verfahren aus der Softwareentwicklung gemeinsam erarbeitet. Um die Anforderungen verständlich nachvollziehen zu können, wird ein Clickdummy erstellt. Ein Clickdummy ist ein interaktiver Prototyp, der ein besseres Gefühl für die Benutzerführung der relevanten Funktionen beim Testen vermittelt. Neben der Ausarbeitung einer Systemarchitektur wird auch an der Konzepterstellung einer Rollen- und Userverwaltung für die operative Nutzung gearbeitet. Zusätzlich laufen Gespräche mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS)-Hersteller d.velop public sector, um der KI-gestützten Software einen Zugriff auf das DMS zu ermöglichen.

Ein intelligentes Antragsmanagement kann einen wichtigen Beitrag für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung leisten. Es ist einer der ersten Schritte, KI in der Verwaltung der Kreisstadt Bergheim zum Einsatz zu bringen und den Mitarbeitenden die Vorteile der KI anschaulich aufzuzeigen.

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Bildnachweis: Megafon – Aktuelles © Zerbor Adobe.Stock