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Organisationsuntersuchungen

Aus der Projektarbeit der KGSt

Egal ob aus der Politik, von der Verwaltungsspitze oder der Kommunalaufsicht: Bei vorhandenen (oder vermuteten) Problemen in der Verwaltung ist schnell die Rede von der Notwendigkeit einer umfassenden Organisationsuntersuchung, die eine Vielzahl von Zielsetzungen umfassen soll:

  • Alle Prozesse sollen aufgenommen, visualisiert und die Arbeitsabläufe optimiert werden (Prozessmanagement)
  • Diskussion über die Wahrnehmung oder Aufgabe einzelner Leistungen und/oder Produkte sowie der Standards der Leistungen und/oder Produkte selbst (Aufgabenkritik)
  • Neustrukturierung der Aufbauorganisation (Strukturoptimierung)
  • Ermittlung des sachlich begründeten Stellenbedarfs (Stellenbemessung)
  • Prüfung der IT-Standards
  • Erarbeitung von Vorschlägen, ob bestimmte Leistungen und/oder Produkte wirtschaftlicher in einer anderen Organisations- oder Rechtsform erbracht werden können
  • Untersuchung des Führungsverhaltens und der Motivation der Belegschaft

Dem erfahrenen Organisator wird bei dieser beispielhaften Auflistung schnell klar, dass die (gleichzeitige) Bearbeitung dieser Punkte

  • wahrscheinlich kaum möglich ist,
  • einen hohen internen wie ggf. externen Aufwand erfordert,
  • die Verwaltung viele Wochen und Monate beschäftigen würde und eine große Belastung sowie Verunsicherung bei der Belegschaft auslösen dürfte.

Im Übrigen ist in den Verwaltungen häufig bekannt, welche Abteilungen/Fachbereiche "gut" organisiert sind und eine weitere Organisationsuntersuchung wahrscheinlich kaum zu bedeutenden Erkenntnissen führen dürfte.

Darüber hinaus ist häufig nicht klar, ob es für die Bearbeitung der "gefühlten oder tatsächlich" bestehenden Probleme, Handlungsnotwendigkeiten bzw. Zukunftsperspektiven erforderlich ist, alle Zielsetzungen zu bearbeiten.

Die KGSt hat daher einen methodischen Ansatz entwickelt, der die Identifikation der Kernprobleme und die Schonung des Aufwandes für die Bearbeitung der Organisationsuntersuchung in den Mittelpunkt stellt, sich aber dennoch zielführend mit den beschriebenen Fragestellungen auseinandersetzt – das sogenannte 2-Phasen-Modell.

Kerngedanke dieses Modells ist die aktive Einbeziehung der Führungskräfte und der Belegschaft. Sie sind die Expertinnen und Experten für die Leistungserbringung und haben daher sehr häufig gute und pragmatische Ideen, mit deren Hilfe man den Herausforderungen am zielführendsten begegnen kann.

Die Organisationsuntersuchung nach dem 2-Phasen-Modell teilt sich in zwei Untersuchungsphasen auf:

Zu Beginn der Phase 1 werden zur Vorbereitung auf Interviews und Workshops mit Führungskräften und Mitarbeitenden Unterlagen wie Dienstanweisungen, Statistiken, Konzepte etc. analysiert.

Ziel der Interviews und Workshops ist es unter anderem, die Stärken und Schwächen im derzeitigen Verwaltungshandeln aus Sicht der jeweiligen Akteure zu identifizieren, zu bewerten und auch zu priorisieren. Themenschwerpunkte dabei sind

  • die Aufbauorganisation und Ablauforganisation bzw. eine Schnittstellenbetrachtung,
  • Führung und Zusammenarbeit,
  • Kommunikation und Information,
  • Aus- und Fortbildung/Weiterbildung,
  • Sachmittel- und IT-Ausstattung,
  • Unterbringung, Gebäude und Räume,
  • Gesundheit und Belastungsfaktoren sowie
  • Rahmenbedingungen und Trends.

Damit die Beteiligten sich offen zu den ihnen wichtigen Themen äußern können, werden die Personengruppen "Führungskräfte" und "Mitarbeiter" getrennt und alle Informationen aus den Gesprächen und Workshops anonymisiert. Da häufig bereits Ideen zur Lösung von vorhandenen Problemen in den Köpfen der Beteiligten vorliegen, wird in den Interviews und Workshops auch ganz aktiv an diesen Ideen gearbeitet und Umsetzungsschritte hierfür beschrieben.

Nachdem alle Interviews und Workshops durchgeführt wurden, sammelt die KGSt die Informationen aus diesen Veranstaltungen sowie der Unterlagenauswertung, anonymisiert und bewertet diese kritisch. Anschließend gibt die KGSt eine Empfehlung ab, welche Maßnahmen zur Lösung der Kernprobleme kurzfristig umgesetzt und welche Themen im Rahmen einer vertiefenden Untersuchung als Phase 2 bearbeitet werden sollten.

Die KGSt hat in den vergangenen Jahren viele Organisationsuntersuchungen nach dem 2-Phasen-Modell durchgeführt. Die Erfahrungen aus diesen Projekten zeigen, dass mit dieser Vorgehensweise

  • schnell Problemfelder und Herausforderungen identifiziert werden,
  • einfach umsetzbare Lösungsansätze erarbeitet werden können, die dann zu schnellen Erfolgserlebnissen führen ("es tut sich was"),
  • für eine vertiefende Betrachtung in einer Phase 2 des Projektes nur die Themen bearbeitet werden, die von besonderer Relevanz sind,
  • eine hohe Akzeptanz des Projektes durch aktive Einbindung der Beteiligten entsteht,
  • der (Arbeits-) Aufwand für die Phase 1 und die Projektlaufzeit vergleichsweise gering ist.
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