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Personalentwicklung in Zeiten von Corona

Fragen und Antworten aus der Praxis

Die letzten Wochen haben gezeigt, wie wichtig schnelle Unterstützung gerade auch im Personalbereich ist. Wie stellen andere kommunale Verwaltungen derzeit ihre Personalentwicklung auf? Die Arbeitsgruppe "Personalentwicklung im (digitalen) Wandel" hat Ideen aus der Praxis für Sie zusammen getragen.

 Arbeitsgruppe Arbeitsgruppe "Personalentwicklung im (digitalen) Wandel" mit Kathrin Seiter (links) am 10. März 2020

Die Corona-Pandemie bestimmt derzeit unser tägliches Leben und damit auch die Arbeit der kommunalen Verwaltungen in Deutschland. Die Gesundheitsämter arbeiten an Belastungsgrenzen und werden durch Kolleginnen und Kollegen aus anderen Bereichen unterstützt.

Es müssen Konzepte für den Kundenverkehr in den Rathäusern und Verwaltungsgebäuden erarbeitet werden. Die IT-Bereiche geben alles, um das Arbeiten von zu Hause für viele Kolleginnen und Kollegen zu ermöglichen.

Im ersten Moment scheint das Thema Personalentwicklung eine untergeordnete Rolle zu spielen. Doch dieser Schein trügt, dass wissen Sie alle. Wie wichtig es ist, die Kolleginnen und Kollegen bei den neuen Herausforderungen – insbesondere der virtuellen Arbeit auf Distanz – zu unterstützen, zeigte sich in den letzten Wochen.

Es braucht schnelle Unterstützung für die Praxis vor Ort. Vielfach wurden von den Personalbereichen erste "Hilfspakete" geschnürt. Es wurden Checklisten erarbeitet, Webinare angeboten und drängende Fragen in persönlichen Gesprächen beantwortet. Doch wie geht es jetzt weiter?

Erste Impulse aus der Praxis hat die Arbeitsgruppe "Personalentwicklung im (digitalen) Wandel" zusammengestellt. Die Fragen und Antworten bieten Ihnen Orientierung, wie andere kommunale Verwaltungen in Zeiten von Corona ihre Personalentwicklung aufstellen:

Wie können bereits geplante Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeier weiterhin ermöglicht werden?

Idee aus der Praxis:

"Wir haben mit unseren Trainerinnen und Trainern gesprochen, einige Seminare verschoben, digitale Alternativen zu den Präsenzformaten vereinbart und neue Angebote zu Themen wie Heimarbeit (Organisation, Ergonomie, ...), professionelles Auftreten in Videokonferenzen sowie virtuelle Führung in unser Portfolio aufgenommen.

Daneben spielt das Thema Gesundheit eine große Rolle. Wir veröffentlichen jede Woche neue Angebote (z. B. Webinar zum Thema positiver Umgang mit Corona, Fitnesstipps, Ernährungsleitfäden usw.). Zeitnah folgen z. B. digitale Formate wie 'Gesund führen - erst recht in bewegten Zeiten' und ein digitaler Gesundheitstag.

Zudem haben wir im Coaching-Bereich auf Videokonferenzen umgestellt. Die Mitarbeitenden, die davon Gebrauch machen, sind sehr zufrieden damit."

Welches alternative Angebot zu unseren als Präsenzseminar, Vortrag etc. geplanten Veranstaltungen ist (technisch) möglich und sinnvoll?

Idee aus der Praxis:

"Wir betrachten das Schulungsthema und überlegen, ob uns ein digitales Angebot als passend erscheint. Wir führen intensive Gespräche mit unseren externen Trainerinnnen/Trainern und Referentinnen/Referenten und hören ob und welche Erfahrungen sie haben.

Wir schauen auf die eingebuchten Teilnehmer, fragen nach, ob sie einen PC-Arbeitsplatz haben, ob sie als Führungskraft evtl. sogar ein iPad nutzen, ob sie private Technik nutzen können."

Wie gehen wir mit dem Stillstand bei der individuellen Personalentwicklung u. a. durch Absagen von Internen und externen Schulungs-/Entwicklungsmaßnahmen um?

Idee aus der Praxis:

"Hier sind wir als Personalentwicklung gefragt. Wir versuchen den betroffenen Personen beratend zur Seite stehen und geben regelmäßig Information über den aktuellen Sachstand. Gleichzeitig versuchen wir in Absprache mit den Betroffenen Alternativen zu ermöglichen (Webinare, virtuelle Treffen …).

Ein wichtiger Baustein unserer Arbeit ist derzeit auch der Bereich der digitalen Kompetenzen. Teilweise wird durch die neuen Arbeitsformen in der Corona-Krise deutlich, dass einzelnen Personen (grundlegende) Kenntnisse fehlen. Hier versuchen wir kurzfristig zu unterstützen."

Welche neuen Angebote lohnt es jetzt zusätzlich aufzunehmen, um überhaupt etwas anbieten zu können?

Idee aus der Praxis:

"Da unser Budget und unsere Personal- und Zeitressourcen durch Corona nicht größer werden, nehmen wir zusätzliche, neue (digitale) Angebote nur auf, wenn wir sie als langfristig brauchbar – auch nach Coronazeiten – einschätzen. Dies gilt sowohl für das Speed Reading E-Learning, als auch für die neu eingerichtete Intranetseite mit Infos und Hilfen zur Führung in Krisenzeiten."

Weitere Informationen zum Thema Personalkosten finden Sie im KGSt®-Bericht  Personalkostenmanagement. Möglichkeiten zur Optimierung der Personalkosten (4/2007).

Führen auf Distanz – welche Unterstützung brauchen die Führungskräfte?

Idee aus der Praxis:

"Zeitnahe und direkte Informationen über rechtliche und interne Regelungen zum Umgang, zu Regularien und zur Arbeitssituation in Corona-Zeiten bilden die Grundlage für eine gute Unterstützung.

Darüber hinaus bieten wir Webinare zum Thema "Führen auf Distanz" und einen Austausch auf gleicher Führungsebene in virtueller Form an.

Checklisten und Hinweise zum Umgang und zur Motivation zu Führen in besonderen Zeiten helfen den Führungskräften vor Ort. Inhalte sind dabei u. a.: wie organisiere ich digitale Treffen im Team; Ohr für Ängste und Wünsche der Mitarbeiter haben; Transparenz für alle schaffen; andere, neue Möglichkeiten der Kommunikation schaffen; wie gehen wir mit den neuen Arbeitsformen, z. B. Homeoffice, um: Spielregeln festlegen, wie können neue Arbeitsstrukturen aussehen."

Die wichtigsten Informationen zum Thema finden Sie im KGSt®-Quick-Check: Führen auf Distanz.

Können Auszubildende noch ausbildungsgerecht ausgebildet werden? Wie sieht das Recruiting der neuen Auszubildenden aus? Müssen wir neue Wege gehen?

Idee aus der Praxis:

"Maßnahmen, die aufgrund von Corona getroffen werden müssen sind: Info an alle Ausbilderinnen, Ausbilder und Vorgesetzte, die Sicherheitshinweise und sonstigen internen und gesetzlichen Regeln einzuhalten.

Wenn es nicht anders geht: externe Ausbildung. Die Auszubildenden sind mit Aufgaben zu Hause 'zu versorgen'. Es sind Treffen zur Abstimmung der Ausbildungsergebnisse zu vereinbaren. Es ist ständig neu zu prüfen, wo und wie die Ausbildungsinhalte am besten vermittelt werden können.

Recruiting: Zu welchen Inhalten und Kosten gibt es Online-Testverfahren; passen diese zu unseren Berufsbildern; können/müssen wir virtuelle Vorstellungsgespräche ggf. mit weniger Personen durchführen. Kosten-Nutzen-Analyse."

Wann können wieder Präsenzseminare stattfinden?

Idee aus der Praxis:

"Auch wenn wir noch nicht genau wissen, wann wieder Präsenzseminare stattfinden können, arbeiten wir bereits an ersten Konzepten. Die Seminarräume werden (ähnlich wie in Schulen) so umgestaltet, dass zwischen einzelnen Tischen und Stühlen der Mindestabstand eingehalten werden kann.

Wir hoffen so zeitnah wieder Inhouse-Seminare anbieten zu können. Coaching und Mentoring sollte auch zeitnah – mit Beachtung des notwendigen Abstandes und der Hygieneregeln – möglich sein. Workshops und größere Treffen werden erst einmal geschoben."

Können alle Präsenzveranstaltungen virtuell stattfinden?

Idee aus der Praxis:

"Wir prüfen derzeit sehr genau, welche Veranstaltungen wir wirklich virtuell anbieten wollen und können. Viele Anbieter werben damit, dass sie ihre Seminare auch online/virtuell anbieten können – unseres Erachtens ist das nicht für alle Inhalte sinnvoll.

Klassisches Wissensvermittlung kann ich gut virtuell anbieten. Das gleiche gilt für Einzelcoaching – auch hier haben wir bereits gute Erfahrungen mit virtuellen Sitzungen gehabt.

Bei anderen Themen sehen wir die virtuelle Durchführung eher kritisch. Zudem können Präsenzseminare nicht einfach eins zu eins virtuell abgebildet werden. Es sind grundlegend neue Konzepte hierfür notwendig, da die Medien und Methoden virtuell ganz anders eingesetzt werden müssen!"

Sie möchten sich mit anderen Kommunen austauschen, Dokumente teilen und Fragen stellen: Dann besuchen Sie unsere Austauschplattform zum Thema Covid-19 (Coronavirus SARS-CoV-2).

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