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Projekt: GoBD-konforme und revisionssichere Schnittstellen

Ein Leitfaden

Das Buchungsgeschäft der Kommunen wird überwiegend über technische Schnittstellen abgewickelt, ein geringerer Anteil manuell. In der Praxis liegt die Aufmerksamkeit bei der Abwicklung und bei der Prüfung allerdings auf den manuellen Schnittstellen. Es ist zu vermuten, dass ein wesentlicher Teil der technischen Schnittstellen nicht hinreichend rechtskonform und revisionssicher ist.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind bereits in 2015 an die Stelle der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) getreten.

Die GoBD umfassen insbesondere EDV-spezifische Anforderungen, um die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) in der digitalen Form zu erfüllen. Da die Einhaltung der GoB wiederum für die Entlastung der Hauptverwaltungsbeamten maßgeblich ist, sehen unter anderem die örtlichen Rechnungsprüfungen Handlungsbedarf, wenn diese nicht gefährdet sein soll.

Zurzeit haben zwei der Flächenländer die haushaltsrechtlichen Vorschriften für ihre Gemeinden bereits angepasst (Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz), vier weitere verweisen noch auf den Vorläufer GoBS. Unabhängig vom derzeitigen Rechtsstand betreffen die Neuerungen der GoBD alle Kommunen, die EDV-gestützte Verfahren nutzen, um ihren Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten ganz oder teilweise in elektronischer Form nachzukommen. Jede Kommune sollte aus diesem Grund die Auswirkungen der GoBD auf ihre Prozesse und technischen Schnittstellen zwischen Vor- oder Nebensystemen und dem Haupt(buchführungs)system prüfen und entsprechende Anpassungen vornehmen. Außerdem bilden die GoBD einen validen Ausgangspunkt zum Nachweis eines internen Kontrollsystems (IKS), das aus dem Blickwinkel der Tax-Compliance eine wichtige Rolle spielt.

Zunächst geht es um die Feststellung von Mindestanforderungen und den Abgleich mit der Ausgangssituation. In diesem Zusammenhang sind insbesondere Spannungsfelder zwischen den GoBD und den unterschiedlichen Fachrechtsgebieten der Verwaltung unter Berücksichtigung der DSGVO im Schnittstellenumfeld zu betrachten. Erst auf dieser Grundlage lassen sich Lösungsansätze unter Berücksichtigung von Praktikabilität und wirtschaftlichem Verwaltungshandeln systematisieren. Diskrepanzen zwischen IST-Zustand und SOLL-Anforderungen, die sich nicht organisatorisch/prozessual auflösen lassen, bedürfen einer technischen Lösung.

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