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Projekt: Prozessmodell Finanzmanagement

Mit den KGSt®-Berichten 4 und 5 aus dem Jahr 2019 haben wir uns mit Finanzsteuerung und -service im Wandel und so mit zukünftigen Herausforderungen für die Aufgabenwahrnehmung auseinandergesetzt. Dabei haben wir die arbeitsteilige Funktionsorientierung in den Fokus genommen, die auf fachliche Spezialisierungen in den Aufgaben in Abhängigkeit zueinander und zur Gesamtverwaltung abstellt, wie unter anderem die Haushaltssteuerung, das Liquiditätsmanagement und das Rechnungswesen.

Nun machen wir den nächsten Schritt und richten unsere Aufmerksamkeit auf eine weitere Form der Arbeitsteilung, die Prozessorientierung. Wir gehen davon aus, dass Finanzprozesse noch konsequenter als bisher auf den Prüfstand zu stellen, zu optimieren und gegebenenfalls neu zu gestalten sind, wenn nennenswerte Rationalisierungs- und gleichzeitig Qualitätssteigerungspotenziale erschlossen werden sollen.

Vorgesehen sind zwei Berichtsteile. Im ersten Teil wird ein Ordnungsrahmen zur Beschreibung, Analyse, Gestaltung und Dokumentation von Finanzprozessen im Mittelpunkt stehen. Der zweite Teil widmet sich den Digitalisierungsoptionen für Finanzprozesse.

Prozessorientierung im Finanzbereich – nicht Kür, sondern Pflicht

Das Prozessmodell soll eine einheitliche Struktur und Definition von Finanzprozessen fördern und die Überprüfung der örtlichen Ist-Prozesse unterstützen. Finanz-, Prozess- und IT-Verantwortliche können so bestehende Abläufe (kritisch) hinterfragen und bedarfsorientiert verbessern.

Modelltypisch wird im geplanten Bericht von der Realität abstrahiert, da diese zu komplex ist, um sie in allen denkbaren Facetten abzubilden. Diese Vollständigkeit ist aber auch nicht Ziel, vielmehr sollen die wesentlichen Einflussfaktoren auf Finanzprozesse – Ziele, Inhalte, Abfolgebeziehungen, In- und Outputs – kontextunabhängig identifiziert und dargestellt werden. Diese Einflussfaktoren verändern sich mit digitalen Möglichkeiten. Das heißt, wer Digitalisierung nutzbringend vorantreiben will, braucht Prozessmanagement als Grundlage.

Veränderte Anforderungen an Prozessmanagement in digitalen Zeiten

Unter der Prämisse "Systeme folgen Prozessen" ist es bisher Praxis, vorab zu klären, wie ein Prozess zukünftig aussehen soll, um daraus Vorgaben für die technologische Umsetzung abzuleiten. Zunehmend ist festzustellend, dass digitale Technologien neue Handlungsmöglichkeiten eröffnen, die ohne ihre Kenntnis bei der Prozessgestaltung gar nicht denkbar wären. Das heißt, Prozessoptimierungen sind zunehmend technologisch determiniert, da Technologien neue Prozesse überhaupt erst möglich machen. Sie sollten deshalb von Beginn an mitbedacht werden.

Da sich erfahrungsgemäß praktizierte Prozesse und technologische Entwicklungen nicht von vornherein optimal ergänzen, ist die digitale Transformation von Finanzprozessen eine "sportliche" Herausforderung, bei der ein Spagat zwischen Prozessveränderung und Systemanpassung zu meistern ist. Fortschritt lässt sich nur in Verbindung von Prozessen, Menschen und Technologie im Rahmen einer strategischen Entscheidung erzielen.

Mit dem zweiten Teil des Berichts sollen – ausgehend von dem Prozessmodell Finanzmanagement – Digitalisierungsoptionen für Finanzprozesse, die damit einhergehenden Chancen, aber auch notwendige Voraussetzungen, eine erste Einordnung erfahren. Damit soll die Identifizierung von konkreten Umsetzungsbedarfen und -möglichkeiten vor Ort unterstützt werden.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann wenden Sie sich gerne an Beatrice Dott.
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