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Projekt: Reifegrad des kommunalen Geschäftsprozessmanagements

Wie reif ist Ihr Prozessmanagement?

Genau dieser Frage geht unsere neue Projekt-Arbeitsgruppe nach. Der Start erfolgte am 7. Dezember 2020 virtuell mit einer ausgiebigen Diskussion und der Vorstellung von Praxisbeispielen aus insgesamt acht Kommunen. Wir geben Ihnen Einblicke in erste Diskussionsergebnisse und Arbeitsstände.

 Abbildung: Erster Entwurf der Bausteine für ein ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement (Arbeitsstadium) Abbildung: Erster Entwurf der Bausteine für ein ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement (Arbeitsstadium)

Ziel der Arbeitsgruppe ist es, aufbauend auf bestehenden KGSt-Arbeitsergebnissen Empfehlungen zur Einführung und Steuerung eines ganzheitlichen Geschäftsprozessmanagements (GPM) in Kommunen auszusprechen. Dazu wird die Arbeitsgruppe zwei Ebenen beleuchten:

Ebene 1:

Der Sinn und Nutzen von GPM als Ansatz für die systematische und kontinuierliche Gestaltung, Steuerung und Optimierung von Prozessen wird schon lange nicht mehr infrage gestellt. Dennoch ist es für viele Kommunen schwierig, GPM flächendeckend in der Verwaltung zu etablieren. Unklarheit besteht darüber, welche organisatorischen, infrastrukturellen und technischen Voraussetzungen für ein wirksames GPM notwendig sind. Genau diese Voraussetzungen wird unsere neue Arbeitsgruppe in Form von Bausteinen für ein ganzheitliches GPM vorstellen und beschreiben. Die oben stehende Abbildung zeigt den aktuellen Diskussionsstand, die Arbeitsgruppe wird daran im Januar und Februar 2021 weiterarbeiten.

Ebene 2:

Die zweite Ebene des laufenden Projekts bezieht sich auf den tatsächlichen Reifegrad von Prozessen. Hier geht die Arbeitsgruppe der Frage nach, wie hoch die Reife bestimmter Prozesse hinsichtlich Prozessgestaltung, -steuerung und -optimierung ist. So wurden in der Sitzung insbesondere Beispiele für Reifegradmodelle aus der Wirtschaft und aus Kommunen vorgestellt und diskutiert.

Mögliche Reifegrade sind:

  • Prozessidentifikation: Welche Prozesse laufen überhaupt in einer Organisationseinheit ab?
  • Prozessdefinition: Was kennzeichnet einzelne Prozesse (z. B. Start- und Endereignis, Prozessziele)
  • Prozessdokumentation: Sind Prozesse mittels Prozess-Steckbriefen und Prozessmodellierungen dokumentiert?
  • Kontinuierliche Prozessoptimierung: Findet eine kontinuierliche Prozessoptimierung im Sinne einer regelmäßigen Reflexion und Verbesserung von Prozessen statt?

In diesem Kontext wird für die Arbeitsgruppe in den nächsten Wochen vor allem die Frage spannend sein, wie die einzelnen Reifegradstufen methodisch beschrieben werden müssen für einen möglichst großen Praxisbezug und eine dadurch hohe Akzeptanz.

Fakt ist: Die Relevanz der beiden beschriebenen Ebenen für Kommunen ist enorm hoch. Die Arbeitsgruppe wird in den kommenden Wochen viel Kraft darin investieren, das Thema GPM möglichst praxisnah aufzubereiten.

Bis zur Veröffentlichung des Arbeitsergebnisses werden wir regelmäßig zu aktuellen Arbeitsständen berichten. Wenn auch Sie Anregungen zum Thema haben, melden Sie sich gerne jederzeit bei Matthias Hörmeyer.

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