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Personalmanagement am Puls der Zeit

Rückblick auf den 18. KGSt®-Personalkongress

Wenn Pulsschlag sich im Raum verbreitet und Menschen in Bewegung kommen, dann war es der 18. KGSt®-Personalkongress in Berlin: Zwei Tage, 12 Referentinnen und Referenten, 15 Veranstaltungen und nahezu 250 Teilnehmende. Zum Motto "Personalmanagement am Puls der Zeit – Strategie, Qualität und Instrumente" wurde aufmerksam zugehört, intensiv diskutiert und kreativ mitgemacht.

 In Bewegung: Teilnehmende auf dem KGSt®-Personalkongress. In Bewegung: Teilnehmende auf dem KGSt®-Personalkongress.

Direkt zu Beginn machte der KGSt-Programmbereich Personalmanagment das Motto für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer "spürbar": er stellte sich mit einem pulsierenden Film von seiner sportlichen Seite vor, unter neuer Leitung – Ines Hansen – und mit personeller Verstärkung – Gudrun Hegemann.

Bekannt und bewährt zum Team gehören Laura Jörg, Heike Krutoff und Kathrin Seiter, sowie unsere Seminarorganisatorin Lena Ottersbach. Sie war es auch, die das Plenum kurz nach der Begrüßung in Bewegung brachte und vielleicht auch bei dem einen oder anderen den Puls steigen ließ.

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 Dr. Alexander Dietrich Dr. Alexander Dietrich

Den Staffelstab übernahm Dr. Alexander Dietrich, Personal- und Organisationsreferent der Landeshauptstadt München mit seinem Eröffnungsvortrag Strategie und Qualität eines kommunalen Personalmanagements am Beispiel der Landeshauptstadt München.

Kurzweilig und unterhaltsam berichtete er über die Aktivitäten aus München zur Personalgewinnung und -entwicklung, zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement und zur Digitalisierung und gab abschließend einen Überblick über künftige Herausforderungen des Personalmanagements.

Nach der Mittagspause konnten die frisch gestärkten Teilnehmenden zwischen vier verschiedenen "Trainingsprogrammen" wählen:

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 Grafik: WISSEN.EINFACH.MACHEN.in der Stadt Mannheim

(1) WISSEN.EINFACH.MACHEN lautete der Slogan der Stadt Mannheim zum Wissensmanagement. Sabine Schnabel, Teamleiterin Organisationsentwicklung und Beratung in Mannheim empfahl, mit dem Wissensmanagement einfach anzufangen, statt erst lange Konzepte zu schreiben.

Daher verwunderte es nicht, dass Wissensmanagement in Mannheim nicht nur Teil eines dauerhaften Prozesses der Kulturveränderung ist, bei dem ständig Neues ausprobiert wird, sondern auch eine wichtige Führungsaufgabe darstellt. Ein Erfolgsfaktor ist, dass der Wissenstransfer auf freiwilliger Basis und auf Wunsch auch absolut vertraulich erfolgt. Der Trend geht von individuellem Wissensmanagement zum Wissensmanagement in Teams.

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(2) Was Bewerber*innen wirklich wollen? Diese Frage zu beantworten ist vielfach gar nicht so einfach. Markus Sturm, Leiter Personal und Organisation der Stadt Kehl, und unsere Referentin Kathrin Seiter versuchten, sich einer Antwort zu nähern, und ließen gleich zu Beginn zwei Absolventinnen der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl per Videobotschaft zu Wort kommen.

Die klare Empfehlung hieß: Haben Sie das Ohr am Puls der Zeit! Bewerbende finden Stellenausschreibungen ansprechend, die über die passenden Kanäle zielgruppenspezifisch und mit klaren Anforderungen kommuniziert werden. Kann die Bewerbung darüber hinaus über das Smartphone, ohne lange Registrierungsprozesse, abgegeben werden, dann hat die Kommune schon viel richtig gemacht.

Wenn außerdem nach Eingang der Bewerbung eine individuelle Rückmeldung erfolgt und sich die Kommune direkt nach dem Bewerbungsgespräch meldet, dann hat sie erkannt, was Bewerber*innen wirklich wollen!

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(3) Strategisch. Praktisch. Gut. – Mit Personalbedarfsplanung steuern: die Referentinnen Kathrin Golla, Hanse- und Universitätsstadt Rostock, und Imke Libuda, hanseWassser Bremen GmbH, gaben Impulse mit ihren zwei unterschiedlichen Vorgehensweisen zur Steuerung ihrer Organisationen mit systematischer Personalbedarfsplanung.

Kathrin Golla eröffnete den Beitrag mit einen detaillierten Einblick in das analytische Planungsverfahren in ihrer Kommune. Ursprünglich stand aufgrund von Haushaltskonsolidierungsvorgaben der Stellenabbau im Vordergrund. Doch nachdem ein umfassendes Personalmanagementkonzept mit aussagekräftigen Personalkennzahlen erarbeitet und der Aufsichtsbehörde vorgelegt wurde, konnte diese Vorgabe aufgehoben werden. Neben der müßigen Aufgabe, sowohl stellen- als auch personenbezogene Daten akribisch zu erfassen, ist es nun möglich, Soll- und Ist-Profile miteinander abzugleichen, um Qualifizierungsbedarfe zielgerichtet erkennen und decken zu können.

Imke Libuda betonte, dass eine strategische Personalbedarfsplanung auch Trends und Veränderungen über einen längerfristigen Zeitraum, z. B. 20 Jahre, berücksichtigen sollte. Dafür ginge es weniger darum, einzelne Stellen zu betrachten, sondern Trendaussagen anhand von Berufsgruppen in Betracht zu ziehen. So wurden bei der hanseWasser Bremen GmbH in einem dialogorientierten Verfahren in den Fachbereichen mehrere Zukunftsszenarien entwickelt, die anschließend für die Gesamtorganisation zusammengeführt wurden.

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 4 Handlungsfelder

(4) Den Blick nach Österreich lenkte Dr. Klaus Wirth vom KDZ Wien – Zentrum für Verwaltungsforschung in seinem Vortrag zum Thema Abkehr vom "One-fits-all"-Ansatz: Generationensensibles Personalmanagement durch Individualisierung und Zusammenarbeit. Er präsentierte die Diskussionsergebnisse des Fachausschusses Personalmanagement des Österreichischen Städtebundes (Onlinepublikation: http://kdz.eu/de/Generationensensibles-Personalmanagement).

Gleich zu Beginn räumte er mit einem Irrglauben auf: zwar werden verschiedenen Generationen unterschiedliche Eigenschaften und Haltungen zugeschrieben, doch ein kommunales Personalmanagement darf nicht in diesen "Stereotypen" denken. Und es braucht sowohl Standardlösungen als auch individualisierbare Leistungen.

Konkrete Gestaltungsansätze zeigte er dann entlang der Handlungsfelder Employer Branding, Recruiting, Attraktive Arbeitsplätze und Management des Alterns in der Organisation auf.

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Nach diesem intensiven Veranstaltungs-Nachmittag lautete ein spezielles Angebot: Lust auf Singen im Team? Rund 70 Teilnehmende nutzten die Gelegenheit und hatten sichtlich Spaß am gemeinsamen Singen vor dem Abendessen. Damit greift die KGSt einen Trend auf, den sie in der Privatwirtschaft, aber auch bereits in Kommunalverwaltungen sieht: Singen als teambildende Maßnahme, als Beitrag zur Gesundheitsförderung oder einfach nur als Event zur Attraktivitätssteigerung des Arbeitsgebers Kommune. Wir sagen danke an den Musiker Andreas Schwachulla von Singuin, der uns dieses Event ermöglicht hat.

Am zweiten Tag des Personalkongresses ließ Martin Gaedt, "Provotainer", mit seinen provokativen Thesen zu Rock your Recruiting: Innovative Ideen zum Personalmarketing den Puls der Teilnehmenden höher schlagen.

"Ideen sind wie Cocktails." Nach diesem Motto mixte er immer wieder neue Cocktails aus bekannten Zutaten und stellte zahlreiche kreative Ideen für ein professionelles Personalmarketing vor. Für ihn gibt es 7 Milliarden Wege zu 7 Milliarden Menschen. Das Wichtigste sei, Aufmerksamkeit zu erzielen sowie seine Zielgruppe gut zu kennen und sie mit maßgeschneiderten Aktivitäten zu überraschen. Diese müssten nicht viel kosten, denn auf die Idee kommt es an.

In dem anschließenden Workshop Personalmarketing ganz konkret zeigte Martin Gaedt durch praktische Übungen, dass Ideenfitness trainierbar ist. Ob es darum ging, neue Slogans zu erfinden oder ganze Drehbücher für das individuelle Personalmarketing zu erstellen: die Teilnehmenden hatten in kürzester Zeit viele kreative Ideen nach seinem Cocktailrezept "Bekanntes neu gemixt" und viel Spaß dabei. Wir sind gespannt, von welchen Ideen wir noch hören oder lesen werden …

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Coaching erlebbar zu machen, war das Ziel der Veranstaltung Professionelles Coaching: Der 'Joker' in der Personalentwicklung?!. Laura Jörg und Gudrun Hegemann stellten zunächst die Eckdaten für Coaching in Verwaltungen vor: von der Definition, der Wichtigkeit von Sprache und Begriffen, den Anlässen und Zielgruppen, über die Haltung der Akteure, den kulturellen Voraussetzungen bis hin zum Prozess dieses PE-Instruments.

Aus der praktischen Arbeit des Coachings stellte Frank Becker aus der Stadt Frankfurt am Main dann zwei Methoden vor, die durch Fragen zum Er-Leben gebracht wurden. Besonders die Veränderungskurve lud die Teilnehmer*innen dazu ein, eigene Situationen zu reflektieren. Fazit: Coaching zählt zu den Jokern der Personalentwicklung!

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 Grafik: Mobile Arbeit

Arbeiten im Strandkorb oder auf der Skihütte, das geht doch nicht!? "Und ob das geht, die größte Herausforderung ist, zu erklären, warum im Hintergrund Möwengeschrei zu hören ist", sagte Carina Begaß, Leiterin des Projektes zur Einführung der mobilen Arbeit bei der Stadt Aachen.

Gemeinsam mit Andreas Zdarsky, seit 01.10.2018 Leiter des Geschäftsbereichs Zentrales beim Landkreis Augsburg, der beim Bezirk Oberbayern das mobile Arbeiten mit initiiert hat, zeigte sie zunächst die verschiedenen Möglichkeiten der mobilen Arbeit auf.

Im Anschluss hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, ihre Fragen an fünf Themenwänden zu sammeln und mit den Antworten eine eigene FAQ-Liste für die Umsetzung mit nach Hause zu nehmen.

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 Ideen im Fluss: Speeddating am Teamboard.

In den agilen Methodenkasten griff Christine Gebler, Leiterin der Abteilung Strategische Personal- und Organisationsentwicklung in der Stadt Heidelberg und präsentierte Ideen im Fluss: Speeddating am Teamboard.

Nach einem kurzen Überblick über agiles Handeln in Verwaltungen im Allgemeinen und die Anwendung agiler Methoden in Heidelberg im Speziellen ging sie auf das so genannte Teamboard als Drehscheibe für Ziele, Informationen und Aufgaben ein. Der Nutzen der Methode besteht darin, dass sich Teammitglieder strukturiert, kurz und kompakt gegenseitig informieren und abstimmen.

Teamboards können sehr individuell gestaltet werden und erzeugen durch die Visualisierung eine hohe Transparenz für das Team. Davon konnten sich die Teilnehmenden des Workshops dann auch gleich selbst überzeugen und entwarfen in kleineren Gruppen ihre eigenen Teamboards.

Nach zwei pulsierenden Tagen endete der 18. KGSt®-Personalkongress. Alle Vorträge stehen unseren Mitgliedern kostenfrei zum Download zur Verfügung.

Wir freuen uns auf ein Wiedersehen im nächsten Jahr: Der nächste KGSt®-Personalkongress findet vom 14. bis 15. November 2019 in Köln statt. Wieder mit vielen Ideen, Impulsen und Inspirationen.