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6. KGSt®-Prozess-Symposium: Rückblick

Gut gelaunt trafen sich am 11. und 12. April 2018 in Fulda rund 100 Fach- und Führungskräfte. Im Vordergrund der Veranstaltung standen Vorträge zur Prozessoptimierung und zum Prozessmanagement aus der kommunalen Praxis. Sie verdeutlichten eindrücklich die signifikanten Fortschritte im kommunalen Bereich.

Dr. Dirk During, Amtsleiter der Kämmerei in Gießen, erläuterte das Gießener Projekt zur Einführung der E-Rechnung. Rege Nachfragen zeigten das große Interesse an der pragmatischen und erfolgreichen Herangehensweise. Anschließend stellte Nadja Seifert die Umsetzung der Rostocker E-Government-Strategie vor. Im Zentrum stand die Identifizierung der TOP 20 E-Government Leistungen der Hansestadt, die jetzt sukzessive digitalisiert werden.

Petra Büttner, Leiterin der Fachstelle Organisation und Prozesse im Wetteraukreis, stellte in Ihrem Vortrag den Aspekt der Nachhaltigkeit in den Mittelpunkt: Wie wird Prozessmanagement zum Dauerbrenner? Wichtige Faktoren: Systematisches Vorgehen, Rückendeckung der Behördenleitung und – nicht zuletzt – die Freude am Gestalten.

Systematische Prozessanalyse oder quick wins? Mannheim macht beides, wie Dr. Liane Schmitt, Abteilungsleiterin, Organisationsentwicklung, Beratungsformate und Organisationskultur bei der Stadt Mannheim erläuterte. Außerdem berichtete am zweiten Tag Dr. Rudolf Hauber über die Erfahrungen im Prozessmanagement beim Kreisverwaltungsreferat München. Als wichtigen Erfolgsfaktor nannte er die breite Nutzung der Ergebnisse sowie die Einbettung des Managementansatzes in den gesamtstädtischen Kontext.

Mit dem KGSt®-Prozesskatalog stellte Dr. Gaby Beckmann ein neues Arbeitsergebnis der KGSt vor, das in Kürze erscheinen wird. Die umfangreiche Liste soll Praktikern gerade zu Beginn von Optimierungsprojekten bei der Prozessidentifkation und –priorisierung unterstützen.

Besondere Aufmerksamkeit forderte dann Loes Broekmate, Beraterin und Referentin in der GPO-Reihe der KGSt, indem Sie die Teilnehmenden zum Selbstversuch aufrief. Ihr Thema: Wie empfinden Menschen Veränderungen? Allen wurde klar: Veränderungen lösen Irritation aus und Widerstände  – z. B. in Projekten der Prozessoptimierung – sind zutiefst menschlich.

Zum Abschluss hielt Peter Klinger, Lehrbeauftragter zum Thema E-Government, ein flammendes Plädoyer für verbindliche Standards und deren Durchsetzung. Onlinezugangsgesetz, Portalverbund und Registermodernisierung – er beschriebt anschaulich die neuen Digitalisierungspotenziale.

Vor der Orangerie - Das Abendprogramm begann mit einem entspannten Spaziergang durch die Fuldaer Innenstadt.

Die Vorträge wurden ergänzt durch verschiedene Workshops: Marco Hasken vom Hagener Betrieb für Informationstechnologie griff das Thema E-Rechnung auf, lieferte die rechtlichen und technischen Grundlagen und gab konkrete Empfehlungen zu Einführungsprojekten. Mit der Kopfstand-Methode brachte er die Anwesenden zur Interaktion.

Gleichzeitig stellte Dr. Gaby Beckmann das Verwaltungsscreening als neue Methode zur systematischen Analyse des Verwaltungshandelns vor. In Kleingruppen diskutierten die Beteiligten Vor- und Nachteile und entwickelten eigene Anwendungsszenarien.

Schon ein Klassiker beim KGSt®-Prozess-Symposium: Patrick Rosskothen, Berater und Referent der GPO-Reihe der KGSt, vermittelte – wie schon in den letzten Jahren – erste Grundlagen zur Prozessmodellierung unter dem Titel "Modellieren leicht gemacht".

Insgesamt war die Veranstaltung geprägt von lebhaften Diskussionen und einem intensiven Austausch der Teilnehmenden. Wir freuen uns auf ein Wiedersehen!

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