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Rückblick auf den Best-Practice-Tag "Mobiles Arbeiten"

Wenn Wolken den individuellen Weg zum mobilen Arbeiten weisen ...

"Im Privatleben sind mobile Geräte, wie Smartphone, Tablet oder Laptop Alltag. Der Kalender wird übers Smartphone gepflegt, E-Mails von unterwegs beantwortet und das Licht schalten wir selbstverständlich per Sprachsteuerung aus. Im beruflichen Alltag sieht die Welt allerdings sehr unterschiedlich aus. Teilweise werden Akten aus der Registratur geordert und die handschriftlichen Notizen vom Außentermin müssen am Nachmittag elektronisch erfasst werden. Anderswo wird der Projektbericht im Park geschrieben oder die Straßenmeister erfassen die Baustelle direkt auf dem Tablet. Wir schreiben tatsächlich das Jahr 2019!"

 KGSt-Team auf dem Best-Practice-Tag: Lena Ottersbach, Anika Krellmann, Ines Hansen, Silvia Soremba und Kathrin Seiter (v. l. n. r.) KGSt-Team auf dem Best-Practice-Tag: Lena Ottersbach, Anika Krellmann, Ines Hansen, Silvia Soremba und Kathrin Seiter (v. l. n. r.)

So, oder so ähnlich sieht die Welt des mobilen Arbeitens heute in der kommunalen Verwaltung aus. Viele Kommunen befinden sich bereits auf dem Weg zum mobilen Arbeiten. Doch wie kann die Umsetzung vor Ort erfolgen? Impulse, Ideen und Möglichkeiten bot der KGSt®-Best-Practice-Tag "Mobiles Arbeiten" am 21. März 2019 in Hamm.

Der Tag startete mit einem Blick aus der "Vogelperspektive" der KGSt-Referentinnen Silvia Soremba und Kathrin Seiter.

Anschließend führte eine Roadshow von München über Stuttgart nach Aachen. Andreas Zdarsky, Landkreis Augsburg, ehemals Bezirk Oberbayern, Theresa Becker, Landkreis München, Andrea Mombrei, Landeshauptstadt Stuttgart und Carina Begaß, Stadt Aachen, zeigten unterschiedliche Regelungen und Wege auf. Ob im Pilotprojekt getestet, als digitaler Workflow gestaltet oder als Lösung ohne Beantragung für alle Mitarbeitenden – mobile Arbeit hat überall unterschiedliche Schwerpunkte.

Wie "beweglich" müssen die Führungskräfte für das mobile Arbeiten sein? Dieser Frage ging Ines Hansen, Leiterin des KGSt-Programmbereichs Personalmanagement, nach. Dazu skizzierte sie die Herausforderungen, die ein "Führen auf Distanz" mit sich bringt. Anhand von vier praktischen Beispielen erläuterte sie, was Führungskräfte konkret tun können und sollten, um den beschriebenen Herausforderungen zu begegnen. Allgemeine Regelungen und individuelle Vereinbarungen zählen ebenso dazu wie eine Veränderung der Kommunikation oder Leistungsmessung.

"Mobile Führung" ist nicht nur eine Methodik oder ein weiteres Instrument für Führungskräfte, sondern sie erfordert, so Ines Hansen, eine neue "Haltung", oft als "Kulturwandel" propagiert. Führungskräfte müssen darin unterstützt werden, ihre Rolle und ihr Selbstverständnis zu reflektieren. Gleichzeitig sind die Mitarbeitenden zu befähigen, mit dem "Mehr" an Eigenverantwortung und Selbstorganisation infolge des mobilen Arbeitens gut umgehen zu können. Nur, wer die Gestaltungsebenen und Wirkzusammenhänge von kulturellen Veränderungen kennt, kann den geforderten Wandel erfolgreich begleiten und "Beweglichkeit" fördern.

Ohne entsprechende Technik ist mobile Arbeit nicht möglich. Dieser Aussage konnten sich alle Anwesenden bedingungslos anschließen und erfuhren von Norbert Dödtmann, Leiter Informations- und Kommunikationsmanagement der Stadt Aachen, welchen Weg seine Verwaltung beschritten hat.

Angestrebt wird neben einer Standardisierung auch eine Virtualisierung der Technik. Mit Vorbildfunktion wurde Anfang 2017 zuerst das Oberbürgermeisterbüro auf die neue VDI-Technik umgestellt. Diese ermöglicht mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung den sicheren Zugriff auf die Arbeitsumgebung von jedem Endgerät aus, was die Umsetzung der mobilen Arbeit sehr fördert. Norbert Dödtmann thematisierte auch die vielfältigen Herausforderungen einer solchen Umstellung sowie mögliche Lösungswege. Inzwischen sind 800 Mitarbeitende erfolgreich auf die VDI-Umgebung umgestellt.

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Nicht nur die mobile Arbeit, sondern auch die Wissensgesellschaft und die Flexibilisierung der Arbeitszeit stellen ganz neue Anforderungen an unsere Arbeitsplätze und deren räumliche Ausgestaltung.

Andreas Zdarsky zeigte anhand von Praxisbeispielen des Landkreises Augsburg die vielfältigen Möglichkeiten und den Bedarf an flexiblen Arbeitsräumen auf. Zwar werden auch klassische Büros dort nicht komplett an Bedeutung verlieren, jedoch werden verstärkt Umgebungen geschaffen, die für unterschiedlichste Situationen, Anlässe und Arbeitskonstellationen genutzt werden können. Vom "Baulärmflüchtigen" über Azubis, von Schulungen bis hin zum Wahlbüro, die multifunktionalen Flächen finden großen Anklang.

Welche Potenziale vor allem in der mobil unterstützten Arbeit liegen, berichtete Jürgen Schickhoff mithilfe verschiedener Anwendungsfälle aus der Stadt Hamm. Der Einsatz von Tablets konnte Prozesse aus allen Bereichen der Verwaltung verbessern. Angefangen bei der Ratsarbeit über Video-Dolmetscher bis hin zur Spielhallenkontrolle: dank der mobilen technischen Unterstützung ersparen sich die Mitarbeitenden lange Unterbrechungen oder Doppelerfassungen. Sie können jederzeit auf die benötigten Informationen zugreifen und neue Informationen direkt in ihre Fachanwendungen einfließen lassen. Insbesondere die Möglichkeiten im Zusammenhang mit dem städtischen Geoinformationssystem stießen bei den Anwesenden auf großes Interesse.

Im abschließenden "Question Storming" stellten die über 80 Teilnehmden zahlreiche Fragen. Moderiert von Anika Krellmann, Silvia Soremba und Kathrin Seiter lieferten die sieben Referentinnen und Referenten des Tages ihnen hilfreiche Antworten.

Den weiterhin besonders großen kommunalen Bedarf an einem Überblick und Informationen zum Thema "Mobiles Arbeiten" greift die KGSt mit einem Fokusprojekt auf. Die Veröffentlichung ist für das dritte Quartal 2019 vorgesehen.

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