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Vielfältige Anwendungsmöglichkeiten
des KGSt®-Prozesskatalogs

Rückblick auf den Infotag in Hamm

Beim KGSt®-Infotag am 29. November 2018 in Hamm drehte sich alles um den KGSt®-Prozesskatalog. Über 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmer informierten sich über den Katalog und seine kommunalen Anwendungsmöglichkeiten.

 Dr. Gaby Beckmann Dr. Gaby Beckmann

Den Auftakt machte KGSt-Referentin Dr. Gaby Beckmann und stellte Inhalte und Struktur des Prozesskatalogs vor. Sie erläuterte außerdem, wie sich organisationsbezogene Prozesslandkarten anhand des Katalogs in vier einfachen Schritten erstellen lassen.

Es folgte ein Bericht von Georg Gelhausen, Bürgermeister der Gemeinde Merzenich. Er schilderte anschaulich, dass Prozessmanagement auch in kleinen Kommunen (Größenklasse 7) von großem Nutzen ist und mithilfe des Katalogs mit überschaubarem Aufwand eingeführt werden kann.

Das Prozessportal der Gemeinde liefert eine Übersicht über Prozesse, Zuständigkeiten, interne Dienstregelungen, die IT-Landkarte und das Orstrecht. Ausmodellierte Prozesse werden sukzessive ergänzt und sollen insbesondere bei der Einführung der E-Akte helfen. Als Erfolgsfaktor hat sich die Einbindung von Auszubildenden herausgestellt.

Harald Schumacher, Geschäftsführer von b.i.t.consult, ging auf die Besonderheiten von Stütz- und Steuerungsprozessen ein. Gerade der Perspektivwechsel innerhalb der Querschnittsbereiche sorgt in der Praxis häufig für Irritation. Obgleich man Stützprozesse für die Gesamtverwaltung erbringt, lassen sich für die Bereiche selbst ebenfalls Steuerungs-, Leistungserstellungs- und Stützprozesse definieren.

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 Norbert Wilken Norbert Wilken

Nach der Mittagspause hielt Norbert Wilken, Leiter der Konzernsteuerung der Stadt Solingen, einen engagierten Vortrag über die Anwendung des Katalogs in der Klingenstadt. Anhand einer Nutzwertanalyse gelang es hier, die anstehenden Digitalisierungsprojekte zu priorisieren. Von Interesse waren dabei insbesondere die Zuordnung der kommunalen Prozesse zu den OZG-Leistungen. Außerdem berichtete er von der konkreten Anwendung des Katalogs im kommunalen Jobcenter.

Hortense Klein, als Referentin in der KGSt u. a. für das Thema Stellenwirtschaft zuständig, stellte Ideen vor, wie sich der Prozesskatalog ganz konkret für Stellenbeschreibungen und die Stellenbemessung einsetzen lässt. Sie verdeutlichte am Beispiel der Kfz-Zulassungsstelle, dass sich Tätigkeitenkataloge leicht aus dem Prozesskatalog ableiten lassen.

Christian Kaiser, Organisator in der Stadt Herne, beschrieb, wie sich der Prozesskatalog mit zusätzlichen Informationen mit Leben füllen lässt. Dazu wurde zunächst ein individueller Katalog für die Stadt Herne erstellt und so angereichert, dass er als Grundlage für die Softwarebeschaffung, Stellenbewertung, Organisationsuntersuchung, Aufgabenübertragung und Stelleneinrichtung dient.

Abgerundet wurde das Programm durch Dr. Gaby Beckmanns Erläuterung des Verwaltungsscreenings. Fragen rund um die Digitalisierung müssen auf der Ebene von Prozessen geklärt werden. Insofern ist es nun von Vorteil, dass Portfolioanalysen wie das Verwaltungsscreening mit dem Prozesskatalog besonders detailliert und systematisch erfolgen können, ohne dass viel Aufwand in eine Prozessaufnahme gesteckt werden muss.

Teilnehmerinnen und Teilnehmer des KGSt-InfotagsAm Ende der Veranstaltung wurde deutlich, dass kommunale Prozesskataloge eine ideale Grundstruktur für die gesamte Organisationsarbeit darstellen. Sowohl organisatorische Basics wie die Stellenwirtschaft, als auch Zukunftsthemen wie die Digitalisierung lassen sich durch eine detaillierte Prozessübersicht besser bewältigen. Der KGSt®-Prozesskatalog stellt dafür die Blaupause dar.

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