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Prozesse sind die DNA des Verwaltungshandelns

Rückblick auf das 9. KGSt®-Prozess-Symposium

Rund 130 Teilnehmende und Referierende tauschten sich auf dem 9. KGSt®-Prozess-Symposium am 25. und 26. April 2022 in Frankfurt am Main aus. Unter der Moderation von Matthias Hörmeyer ging es um ganz unterschiedliche Themenfelder des kommunalen Prozessmanagements. Dank der tollen Vorbereitung und Betreuung der Veranstaltung durch Stefanie Stückrad konnten alle das Prozess-Symposium endlich wieder als Live-Event vor Ort genießen.

 Das KGSt-Organisations- und Moderationsteam in Frankfurt am Main: Julia Cottim, Stefanie Stückrad und Matthias Hörmeyer (v.l.n.r.) Das KGSt-Organisations- und Moderationsteam in Frankfurt am Main: Julia Cottim, Stefanie Stückrad und Matthias Hörmeyer (v.l.n.r.)

Der erste Vormittag stand im Zeichen der aktuellen und zukünftigen Trends des Prozessmanagements. Zu Beginn gab es einen Impuls von Alessandro Brandolisio und Michael Leitl von der Innovationsagentur Indeed. Die beiden Referenten zeigten Einsatzszenarien und Potenziale von Künstlicher Intelligenz (KI) auf.

In einem weiteren Vortrag berichtete Jörg Stritzelberger, Stadt Schorndorf, über konkrete Einsatzszenarien für das Thema Prozessautomation und Robotic. Unter anderem ging es um Automatisierungspotenziale in Personalprozessen sowie in der Rechnungs-Vorkontierung.

Traditionell blicken wir im Rahmen des KGSt®-Prozess-Symposiums auch auf aktuelle Trends bezüglich E-Government und Verwaltungsdigitalisierung. Hier gab die KGSt-Referentin Angela Krämer einen Überblick über die aktuellen OZG-Entwicklungen, das Ziel der Gestaltung von digitalen Ende-zu-Ende-Prozessen im Kontext OZG 2.0 sowie das EfA-Prinzip ("Einer für alle") und das Föderale Informationsmanagement (FIM).

Im zweiten Veranstaltungsblock wurden die Teilnehmenden zum aktiven Mitwirken aufgerufen. Sie hatten die Qual der Wahl zwischen vier Workshops zu Themen des kommunalen Prozessmanagements und durften jeweils zu zwei der Angebote in Diskussionen und Übungen gehen.

Patrick Roßkothen gab im ersten Workshop Wissen und Werkzeug sowie Handlungsempfehlungen zu der Frage, wie die klassische Modellierung von Prozessmodellen mit der Modellierungssprache BPMN 2.0 auch dezentral in die Fläche getragen werden kann.

Im zweiten Workshop griff KGSt-Referent Hendrik Ewens noch einmal unterschiedliche Fragestellungen zum Föderalen Informationsmanagement auf. Er diskutierte mit den Teilnehmenden über Anwendungsmöglichkeiten und Hemmnisse des Föderalen Informationsmanagements mit dem Schwerpunkt Prozesse.

Der dritte Workshop drehte sich um das Thema Nutzendenzentrierung in der Prozessgestaltung. KGSt-Referent Matthias Hörmeyer brachte unterschiedliche Methoden des Service Designs mit, die getestet werden konnten. Außerdem erörteter er mit den Teilnehmenden, wie nutzendenzentrierte Methoden der Prozessoptimierung zukünftig eine neue Qualität geben können.

Im vierten Workshop legte Michael Leitl, Innovationsagentur Indeed, den Schwerpunkt noch einmal auf das Thema KI. Die Teilnehmenden diskutierten Kriterien, anhand derer Potenziale für den Einsatz von KI in Verwaltungsprozessen festgemacht werden können.

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 Die Referierenden des zweiten KGSt®-Prozess-Symposiums-Tages Die Referierenden des zweiten KGSt®-Prozess-Symposiums-Tages

Der zweite Konferenztag lenkte den Blick der Teilnehmenden auf Praxisberichte aus vier unterschiedlichen Kommunen.

Den Auftakt machten Dr. Rudolf Hauber und Alexander Bierl von der Landeshauptstadt München. Die beiden zeigten auf, wie das Thema Prozessmanagement strategisch in der Münchener Verwaltung verankert ist und systematisch mit Digitalisierungsvorhaben verknüpft wird.

Der zweite Praxiseinblick kam aus dem Kreis Wesel. Timo Janssen, Prozessmanagementverantwortlicher im Kreis Wesel, stellte anhand zahlreicher Beispiele dar, wie in seiner Verwaltung strategisches und operatives Prozessmanagement miteinander verknüpft sind.

In einem weiteren Erfahrungsbericht erläuterte Laura Dierker aus dem Organisationsbereich des Landkreises Osnabrück, wie im Organisationsteam des Kreises neue Raumnutzungskonzepte getestet werden und welche Auswirkungen das auf Prozesse, z. B. die Stellenbewertung, hat.

Der letzte Vortrag des KGSt®-Prozess-Symposiums kam von Pascal Graab, Mühlenstadt Wegberg und Timo Janssen, Kreis Wesel. Die beiden Referenten berichteten darüber, wie in einem Zusammenschluss von mittlerweile 13 Kommunen am Niederrhein Prozesse gemeinsam betrachtet und gestaltet werden. Der Vortrag verdeutlichte, welche Potenziale interkommunale Kooperationen im Prozessmanagement haben.

Wir möchten uns bei allen Referierenden und Teilnehmenden bedanken. Die Veranstaltung hat erneut gezeigt, dass das Thema Prozessmanagement in der kommunalen Praxis an Bedeutung gewinnt. Wir freuen uns, dass wir die DNA des Verwaltungshandelns gemeinsam intensiv untersuchen konnten!

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