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Stand der Digitalisierung in den KGSt®-Vergleichsringen kleine Kommunen

Ergebnisse der Abfragen unter den teilnehmenden Kommunen

Im letzten Jahr haben sich erneut 69 kleine Kommunen bis ca. 15 000 Einwohner aus sechs Bundesländern dem interkommunalen Vergleich unter Federführung der KGSt gestellt, wie die Landkarte zeigt.

 Vergleichringe Kleine Kommunen 2019 Vergleichringe Kleine Kommunen 2019

Neben der Auswertung der Jahreswerte 2018 – unter anderem zu den Bereichen Personal, Finanzen, Grundschule und Kinderbetreuung – haben wir ergänzende Abfragen zu Themenstellungen durchgeführt, die kleine Kommunen aktuell beschäftigen (z. B. Sportstätten, Offene Ganztagsschule und Friedhofswesen).

Für die Teilnehmenden der Vergleichsringe sind diese Abfragen sehr hilfreich, um Themen strukturiert zu beleuchten und neben den Kennzahlenergebnissen voneinander und insbesondere von Good-Practice-Beispielen zu lernen.

Eine detaillierte Abfrage in den genannten Vergleichsringen betraf das Thema Digitalisierung. Damit sollte transparent werden, wie weit kleine Kommunen bei der Einführung und Umsetzung von konkreten Digitalisierungsmaßnahmen fortgeschritten sind.

Die Fragestellungen waren in allen Bundesländern identisch, sodass wir nun Antworten von insgesamt 58 Kommunen, die sich an der Befragung beteiligt haben, auswerten konnten.

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 Ist in Ihrer Kommune Digitalisierung derzeit ein aktuelles Thema? Ist in Ihrer Kommune Digitalisierung derzeit ein aktuelles Thema?

Zuerst haben wir gefragt, ob Digitalisierung derzeit ein aktuelles Thema in der Kommune ist. Wie die Grafik zeigt, ist dies ganz überwiegend der Fall. Fast 83 % der Befragten bejahten diese Frage.

Auf die Frage, wer in den Kommunen für das Thema Digitalisierung zuständig ist, wurden in den meisten Fällen mehrere Verantwortliche genannt, wozu in der Regel der Bürgermeister und der IT-Service gehören. Bisher gibt es in nur sieben Kommunen (12,1 % der Befragten) einen Chief Digital Officer (CDO).

Lediglich drei Kommunen (5,2 %) bejahten die Frage, ob es für ihre Kommune ein schriftlich fixiertes Digitalisierungskonzept gibt.

Die Frage, ob die Kommune E-Government-Lösungen (von der Behörde zum Bürger) anbietet, beantworten 72,4 % der befragten Kommunen mit "Ja". Dies sind sehr unterschiedliche Lösungen, wie z. B. Mängelmelder, elektronische Wahlscheinbeantragung, elektronische Zählerstanderfassung, Ausweisstatus-Abfrage, Führungszeugnisse oder Auskunft aus dem Gewerberegister. Lediglich in einer Kommune aus den Vergleichsringen in Nordrhein-Westfalen ist bisher das Handyparken möglich.

Über die Hälfte der befragten Kommunen (51,7 %). haben bereits ein Dokumentenmanagement- System (DMS) eingeführt.

In fast allen Kommunen, die ein DMS haben, sind auch alle IT-Arbeitsplätze in der Verwaltung angeschlossen. In der Praxis wurde jedoch häufig selbstkritisch angemerkt, dass durch die Einführung eines DMS noch nicht konsequent auf eine doppelte Aktenführung in Papier verzichtet wird.

Fast die Hälfte der befragten Kommunen, nämlich 28 (48,3 %) haben bisher die E-Akte in unterschiedlichen Bereichen eingeführt, jedoch nur in drei der befragten Kommunen wurde sie bisher flächendeckend realisiert. Die E-Personalakte ist in 15 der befragten Vergleichsringkommunen (25,8 %) bereits eingeführt.

2019 war die E-Rechnung erst in 4 (6,9 %) der befragten Kommunen eingeführt und einige Kommunen konnten auch noch kein konkretes Datum für die Einführung benennen.

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 Gibt es bei Ihnen einen Employee Self Service? Gibt es bei Ihnen einen Employee Self Service?

Unter Employee Self Service (frei übersetzt: Mitarbeiter-Selbstbedienung) versteht man ein web-basiertes Anwendungsprogramm oder eine mobile Anwendung, mit der Mitarbeitende eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten können. Ein Programm dieser Art setzen fast zwei Drittel (65,5%) der befragten kleinen Kommunen ein.

Mit diesem Programm können in allen Kommunen Arbeitszeiten und Urlaubsanträge erfasst werden; in den meisten zudem auch Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen. Bisher können damit jedoch erst in zwei Kommunen eigenständig persönliche Daten geändert werden.

In 26 der befragten Vergleichsringkommunen (44,8 %) haben Mitarbeitende die Möglichkeit, auch mobil zu arbeiten. Häufig ist dies jedoch bisher nur in Einzelfällen und nicht grundsätzlich für alle möglich. Nur sechs der genannten Kommunen haben derzeit die Möglichkeit des mobilen Arbeitens per Dienstvereinbarung geregelt.

In 22 Kommunen gibt es bisher elektronische Bezahlmöglichkeiten, wie z. B. PayPal und Giropay. Das entspricht lediglich 37,9 % der befragten kleinen Vergleichsringkommunen. Diese Möglichkeiten können sicherlich noch ausgeweitet werden, damit für die Bürger bzw. Kunden Verwaltungsprozesse zukünftig auch digital von Anfang bis Ende abgeschlossen werden können.

Abschließend lässt sich zusammenfassen, dass die Umsetzung der Digitalisierung auch kleine Kommunen intensiv beschäftigt, diese aber sehr stark von den handelnden Personen abhängig ist. In vielen kleinen Kommunen fehlen Kapazitäten und/oder qualifiziertes Personal für eine konzeptionelle flächendeckende Umsetzung. Häufig wurden bisher nur einzelne Lösungen realisiert. Es ist nicht festzustellen, dass kleine Kommunen in bestimmten Bundesländern oder Regionen diesbezüglich besonders weit fortgeschritten sind.

Unsere Abfrage hat einen guten und hilfreichen Austausch der kleinen Kommunen untereinander gefördert und ihnen viele Anregungen gegeben, die nun weiter vor Ort genutzt werden können.

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