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Stellenbesetzungsverfahren bei der Stadtverwaltung Krefeld

Neue Prozesse in der KGSt®-Prozessbibliothek

"Fachkräftemangel", "War for Talents", "Der Wandel zum Bewerbermarkt" – Die Schlagworte sind weithin bekannt und füllen quer durch alle Branchen die Zeitungen und Fachzeitschriften. Auf den sich wandelnden und steigenden Personalbedarf müssen auch die Kommunalverwaltungen zeitnah und lösungsorientiert reagieren. Einer der Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche Stellenbesetzung ist ein optimierter Personalauswahlprozess.

 Prozess Prozess "Stelle besetzen" bei der Stadtverwaltung Krefeld

Im Zuge der Aufnahme und Visualisierung von Prozessen wurde deshalb im Fachbereich 10, Verwaltungssteuerung und -service, der vollständige Prozess zum Stellenbesetzungsverfahren erhoben – vom Stellenfreigabeantrag des Fachbereichs bis zur tatsächlichen Wiederbesetzung der Stelle.

Die anschließende Prozessanalyse sollte im Hinblick auf mögliche Optimierungspotenziale zunächst nur die Verkürzung der Prozessdauer zum Ziel haben. Im Rahmen der Ist-Prozess-Visualisierung wurde die Reduzierung der Anzahl von Rückkopplungen als zweites Ziel der Prozessoptimierung ergänzt.

Die Analyse des Ist-Prozesses hat ergeben, dass der Arbeitsablauf stark durch gesetzliche Vorgaben oder bestehende Rahmenbedingungen geprägt ist, sodass kaum Handlungsspielräume zur Vereinfachung bzw. Beschleunigung des Verfahrens gesehen werden. Deshalb wurden einige Grundsatzentscheidungen zur Verschlankung des Prozesses getroffen. Dabei hat sich gezeigt, dass die Prozessdauer optimiert werden konnte.

Trotz der bereits kurzfristig umgesetzten Änderungen im Arbeitsablauf werden weiterhin Optimierungsmöglichkeiten gesehen und zeitnah aufgegriffen. Als nächster Punkt auf der Agenda steht beispielsweise die Einführung eines Bewerbermanagementsystems mit der Möglichkeit der Online-Bewerbung.

Außerdem hat sich gezeigt, dass die Visualisierung des Prozesses bei Organisationsänderungen hilfreich war, um Schnittstellen aufzuzeigen und Zuständigkeiten zu definieren. In einem Projekt zur Neugründung des Eigenbetriebes "Zentrales Gebäudemanagement" konnte beispielsweise für alle Beteiligten eindeutig festgelegt werden, welche Prozessschritte zukünftig durch wen zu erledigen sind.

Die guten Erfahrungen mit der Prozessaufnahme und -optimierung haben die Stadtverwaltung Krefeld bestärkt, weitere Prozesse im Personalservice zu visualisieren und unter Berücksichtigung technischer Möglichkeiten, wie der ePersonalakte und elektronischer Workflows, zu optimieren.

Den derzeit gelebten Prozess zur Stellenbesetzung bei der Stadtverwaltung Krefeld finden Sie nun in der KGSt®-Prozessbibliothek unter dem Produkt 111.05 Personal und der Bezeichnung "Stelle besetzen".

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