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Suche beendet – IKS-Beratungsprojekte abgeschlossen

Erfolgreiche Beratung von zwei Kommunen

Interne Kontrollsysteme (IKS) sind für Kommunen nichts Neues. In fast allen Arbeitsabläufen der kommunalen Verwaltung sind Kontrollaktivitäten zu finden. Man muss sie allerdings "suchen".

 Mitglieder der KGSt können den KGSt®-Bericht 8/2014 im KGSt®-Portal unter der Kennung 20140606A0011 abrufen. Mitglieder der KGSt können den KGSt®-Bericht 8/2014 abrufen.

Wie in der Zusammenfassung des KGSt®-Berichts Kommunales Risikomanagement. Teil 2: Das interne Kontrollsystem (8/2014) zu Beginn empfohlen, begaben sich zwei Kommunen in Nordrhein-Westfalen im ersten Halbjahr dieses Jahres unter Begleitung und Beratung durch die KGSt "auf die Suche".

Ziel der beiden Beratungsprojekte war es, die Kommunen beim Aufbau und der Gestaltung eines IKS zu unterstützen. Ebenfalls in beiden Fällen sollte die Einführung des IKS dabei in Pilotbereichen begleitet werden. Vorweg sei gesagt: In beiden Beratungsprojekten konnte "die Suche" mit sehr gutem Erfolg abgeschlossen werden.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen einen Eindruck über die Vorgehensweise in den Projekten geben, die durch die beiden Projektbeauftragten Siham Skocic, Stadt Karlsruhe, und Andreas Ochs, Kreis Wesel, entwickelt und umgesetzt wurden:

In individuellen Vorgesprächen wurden durch die KGSt gemeinsam mit den Kommunen zunächst Implementierungskonzepte entwickelt, um eine passgenaue Unterstützung und Umsetzung der Anforderungen sicherzustellen. Da der Aufbau eines IKS Fachexpertise sowohl aus dem Risiko- wie auch dem Prozessmanagement erfordert, wurden beide Aspekte als wesentliche Inhalte des Beratungsangebotes berücksichtigt.

Im Rahmen der Beratung wurden daher zunächst Prozessregister für die jeweiligen Pilotbereiche erstellt. Daran anknüpfend wurden Kriterien für die Priorisierung der Prozesse erarbeitet, die mittels einer Nutzwertanalyse zu einer Fokussierung auf die aus Risikosicht bedeutendsten Prozesse führten.

Kern der Beratungen waren zum einen die Prozessanalyse anhand ausgewählter Beispielprozesse und deren Dokumentation. Also die Prüfung der Prozesse auf Schwachstellen unter Berücksichtigung der Prozessziele. Grundlage hierfür waren zuvor erarbeitete visuelle Prozessmodelle und -steckbriefe. Zum anderen erfolgte die Optimierung der Steuerungsmaßnahmen innerhalb der Beispielprozesse.

Bei der Implementierung des IKS wurde in beiden Beratungsprojekten ein besonderes Augenmerk darauf gelegt, dieses in bestehende Prozessmanagementstrukturen zu integrieren. Durch die entstehenden Synergieeffekte werden Doppelarbeiten vermieden und die Entwicklung des eigenen Prozessmanagements gefördert.

Ebenfalls berücksichtigt wurde der Aspekt des Veränderungsmanagements als ein wichtiger Baustein bei der Einführung eines IKS. Dazu wurde beispielsweise ein Workshop für die Führungskräfte einer Kommune als Impuls für das Thema angeboten.

Die Workshops wurden in virtueller oder hybrider Form durchgeführt, wobei insbesondere die virtuellen Formate durch den kreativen Einsatz von Workshopmethoden und digitalen Tools neben der fachlichen Beratung und dem Einbringen von Praxiserfahrung sehr positives Feedback erzeugt haben.

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