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Und es geht weiter

Netzwerk Fördermittelmanagement traf sich zur zweiten Sitzung – diesmal virtuell

Das von der Stadt Nürnberg initiierte Netzwerk Fördermittelmanagement lässt sich auch von Widrigkeiten nicht bremsen. Ganz passend zum Sitzungsformat Videokonferenz stand diesmal die Datenbank Fördermittelmanagement der Stadt Osnabrück im Mittelpunkt.

Daniela Barlag beschrieb als Ausgangspunkt zunächst das Projekt Fördermanagement 2016, mit dem im Rahmen einer zentralen Steuerung folgende Ziele erreicht wurden:

  • Recherche von Fördermöglichkeiten (mit Unterstützung eines Drittanbieters)
  • Drittmitteleinwerbung
  • Gesamtstädtischer Überblick über geplante, in Umsetzung befindliche und abgeschlossene Förderprojekte und -volumen
  • Konzernweite Beratung zum Projektmanagement
  • Fortbildungsangebote

Mit dem Erfolg des Projekts und der Implementierung der Stabsstelle Fördermanagement im Referat Strategische Steuerung und Rat reiften schnell Überlegungen, welcher Mehrwert mit einer technischen Unterstützung verbunden wäre und wie eine Lösung aussehen müsste.

In Zusammenarbeit mit dem Team Geodatenmanagement erfolgte innerhalb eines Jahres die Entwicklung der Datenbank Fördermanagement. Sie sichert nun die stadtinterne Abstimmung von geplanten Förderanträgen und die Übersicht über alle Förderanträge, womit sie eine wertvolle Arbeitshilfe für die zentrale Steuerung und für alle Förderprojektverantwortlichen ist. Auch bei der Politik findet die Datenbank großes Interesse, für ihre Arbeit wurde ein Fraktionszugriff eingerichtet.

Ein besonders geschätzter Service für die Projektverantwortlichen, aber auch für das Rechnungsprüfungsamt, ist die Einrichtung einer Erinnerungsfunktion, beispielsweise zur Änderung des Projektstatus oder für die Abgabe des Verwendungsnachweises.

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Wichtige Aspekte im Rahmen der Entwicklung:

  • Festlegung der Informationen, die mit Hilfe der Datenbank bearbeitbar und auswertungsfähig vorgehalten werden sollen 
  • Dienstanweisung zur verpflichtenden Eingabe von Informationen in die Datenbank und zur Ablage des Förderbescheids 
  • Das Prinzip "keep it simple": Einfache Handhabung und möglichst wenig erforderliche Einträge durch die unmittelbare Sachbearbeitung

Seit Januar 2020 ist das zentrale Fördermanagement als etabliertes Instrument zur Optimierung der Drittmittelakquise mit Ratsbeschluss in eine Daueraufgabe bei der Stadt Osnabrück überführt worden. Außerdem ist geplant, auch die "Stadt als Fördermittelgeber" in den Blick zu nehmen. Notwendige Datengrundlagen sind aktuell Gegenstand einer Bachelor-Arbeit, es folgen die Abstimmungen mit den Fachbereichen, die Einbindung in die Datenbank und die Software-Einführung zur Abwicklung der verschiedenen Zuschüsse.

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