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Entwicklung eines örtlichen Aktenplans

Programm

Sie selbst und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wenden viel Zeit für die Suche von Dokumenten auf. Sie wollen deshalb in Ihrer Verwaltung das Schriftgut systematisch strukturieren?

Sie wollen, dass der Stand eines Vorgangs jederzeit vollständig aus der Akte ersichtlich ist und alle entscheidungsrelevanten Unterlagen auch für Dritte nachvollziehbar dokumentiert sind? Ihre Verwaltung braucht im Zuge der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ein modernes und zentrales Ablagesystem?

Das sind drei zentrale Gründe, warum Sie einen Aktenplan brauchen bzw. den bestehenden überarbeiten sollten. Denn eine professionelle und zeitgemäße Ablagestruktur ist das Rückgrat einer leistungsstarken Verwaltung.

Die Entwicklung eines Aktenplans muss gut durchdacht und noch besser geplant werden. Im Rahmen dieses Workshops wollen wir Sie unterstützen, Ihr örtliches Aktenplan-Projekt erfolgreich durchzuführen.

Inhaltliche Schwerpunkte:

Sie wollen einen Aktenplan, aber welchen?

  • Sie lernen die Grundzüge der Schriftgutverwaltung kennen und entwickeln ein Verständnis von der Notwendigkeit und sachgerechten Gestaltung eines Aktenplans.
  • Sie verstehen die Systematik des KGSt-Aktenplans und vergleichen dessen Struktur mit Alternativen.

Sie wollen einen Aktenplan, wie kommen Sie zum Ziel?

  • Sie erarbeiten die Eckpunkte eines Projektplans.
  • Sie diskutieren die Stolpersteine bzw. Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung.

Wie möchten Sie oder Ihre Mitarbeiter*innen in Zukunft arbeiten?

  • Sie erfahren, welche Vorteile Ihnen ein Dokumentenmanagementsystem für den Arbeitsplatz der Zukunft bietet.

Bitte bringen Sie zum Seminar Ihren Aktenplan oder Beispiele der örtlichen Ablagesystem (z.B. Ihres FB/Amtes) sowie Ihren örtlichen Produktplan mit!

Zielgruppe

Alle Mitarbeiter*innen die sich mit der Schriftgutverwaltung oder der DMS-Einführung beschäftigen, insbesondere Mitarbeiter*innen aus Organisation, IT und Archiv.

Thema

Organisationsmanagement