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Vorstellungsgespräche in der Pandemie: Soforthilfen

Gastbeitrag (Teil 1) von Dr. Susanne Schulte, Stadt Köln

Die Einschränkung der sozialen Kontakte in der aktuellen Pandemie erzeugt Folgeproblematiken in der Stellenbesetzung. Die üblichen Vorstellungsgespräche in Präsenzform finden derzeit nicht statt.

Auf der einen Seite ist ein Stillstand in den Stellenbesetzungen nicht hinnehmbar, denn die öffentliche Hand benötigt das Personal in den Verwaltungen und auch die Bewerberinnen und Bewerber stehen in Warteposition. Auf der anderen Seite ist aus der Sicht der Arbeitgeberin nicht abzuschätzen, wer in der Lage ist bzw. wem zuzumuten ist, an einem Präsenztermin teilzunehmen.

Da diese Situation selbst mit der Aufhebung des Kontaktverbots fortbestehen würde und gleich rechtliche Fragestellungen (Art. 33 GG, §9 BeamtStG, §3II VAPgD, §81II SGB IX) aufwirft, sind die Personalstellen gut beraten, sich nach alternativen Durchführungsmöglichkeiten umzusehen.

Tatsächlich gibt es eine Vielzahl an kontaktlosen, das heißt durch Medien vermittelte Lösungen. Gebräuchliche Medien sind das Telefon und der Videokanal. Diese Vermittlung durch Medien kann im direkten Austausch (synchron) oder zeitversetzt (asynchron) erfolgen. Die Wahl des Mediums hat maßgeblichen Einfluss darauf, in welchem Ausmaß sich Auswahlkommission und Bewerbende wahrnehmen können.

Für die Soforthilfe werden hier die Vor- und Nachteile direkter medienvermittelter Interviews dargestellt, weil diese umgehend umsetzbar sind. Ein Vorteil besteht darin, dass die Kommunikation auch über räumliche Entfernungen hinweg möglich ist, so könnten sich alle Beteiligten an unterschiedlichen Orten befinden und zum rechten Zeitpunkt zugeschaltet werden. Insgesamt senken sich dadurch die Kosten für Anfahrt, Unterbringung, Verpflegung oder Raummiete und die Arbeitgeberin kann sich als fortschrittlich präsentieren.

Allerdings müssen alle Beteiligten über die entsprechende Technologie und den benötigten Zugang (Internet/Telefon) verfügen und diese auch bedienen können. Je technik-lastiger eine Lösung ist, desto größer ist der Aufwand an Beschaffung, Installation, Wartung und Support. Bei komplexen Programmen könnten technologiebedingte Barrieren bei technikaversen Bewerbenden bestehen. Das Risiko technikbedingter Störungen ist ebenso nicht zu unterschätzen und kann zu einem negativen Bewerbererlebnis führen.

Und zuletzt ist der eingeschränkte Informationsgehalt als Nachteil zu bedenken. Denn den größten Teil unsrer Kommunikation steuern wir nicht verbal, sondern nonverbal. So sind Missverständnisse umso wahrscheinlicher, je weniger nonverbal kommuniziert wird.

Was unterscheidet Telefon- von einer Videokonferenz?

Bei den Telefonkonferenzen ist der Aufwand für die Installation in der Regel gering. Viele Telefonanlagen haben dies ohnehin inkludiert. Auch ist von nahezu jeder Zielgruppe eine sichere Handhabung zu erwarten, allerdings fehlen hier die nonverbalen Aspekte der Kommunikation völlig. Zudem ist die Abstimmung darüber, wer als Nächster spricht, umso schwieriger, je größer die Gruppe ist.

Videokonferenzen ermöglichen zwar die Erfassung auch nonverbaler Kommunikationselemente, bedürfen jedoch einer Mindestausstattung von Webcam und Mikrophon. Außerdem ist das Risiko für technische Störungen stark erhöht. Da Videokonferenzen in der aktuellen Zeit der Pandemie viele Besprechungen ersetzen, ist das Vorhandensein in den Verwaltungen – spätestens in Kürze – zu erwarten.

Praktikable Hybridlösungen

Soweit die Theorie. In der Praxis stellt sich das Problem komplexer dar. Bewerberin A möchte nicht erscheinen, weil ihr das Risiko einer Ansteckung zu hoch erscheint, da sie mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen müsste. Bewerber B möchte nach dem Ende des Kontaktverbotes lieber persönlich erscheinen, weil er gelesen hat, dass er seine Vorzüge besser im persönlichen Gespräch herausstellen kann.

Zur Sicherheit will die Kommune einen großen Raum nutzen, um die Abstandsvorgaben einzuhalten, jedoch passen nicht alle Kommissionsmitglieder in den Raum hinein. Und nun? Wenn sich die Auswahlkommission auf wenige Personen zusammenschrumpft und diejenigen, die üblicherweise keine Fragen stellen, per Video oder Telefon zugeschaltet werden, ergeben sich neue Lösungen.

Worauf sollten Sie bei der Durchführung via Telefon- oder Videokonferenz achten?

Für welche Variante Sie sich auch entscheiden, sollten Sie Ihr Augenmerk auf folgende Aspekte richten: Bei der Konzeption des Interviewleitfadens sollte bedacht werden, dass die Informationsbreite geringer als im Präsenzinterview ausfällt.

Daher wäre eine Reduzierung auf die wesentlichen Auswahlkriterien sinnvoll, damit diese intensiver, das bedeutet mit mehreren Fragen ergründet werden können. Vor der Durchführung sollte gewährleistet werden, dass die Bewerbenden wie die Kommissionsmitglieder mit der Technik zurechtkommen, evtl. ist ein Mediencheck oder ein Anwendertraining vorher angebracht. Außerdem müsste festgelegt und kommuniziert werden, wie mit Störungen umgegangen wird.

Es ist mittlerweile nachgewiesen, dass Bewerbende in Präsenzinterviews von den Beurteilenden tendenziell besser beurteilt werden als im medienvermittelten Interviews. Dies ist wichtig bei Mischformen oder Vergleichen. Auch die Form der Dokumentation und der Bewertung muss vorher überlegt, ggf. abgestimmt und umgesetzt werden.

Zuletzt ist auch noch zu überlegen, wie die Bewerbenden ein gutes Bild von der Verwaltung mitnehmen. Im Nachgang nach dem Erleben zu fragen, sollten daher selbstverständlich sein.

Interessant sind auch die Varianten mit zeitversetzter Kommunikation. Lesen Sie dazu Teil 2 des Gastbeitrags von Dr. Susanne Schulte.

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