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Was ist denn der KGSt®-Ist-Personalfaktor?

Einheitliche Berechnung ermöglicht den interkommunalen Vergleich

Bereits 2013 begann die Entwicklung einer bundesweit einheitlichen Berechnung für die Ermittlung des Ist-Personalfaktors. Inzwischen wird auf Basis des Algorithmus in drei Vergleichsringen erfolgreich der KGSt®-Ist-Personalfaktor erhoben, ausgewertet und als Grundlage für die örtliche Steuerung des Personalbedarfs verwendet.

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In vielen Arbeitsschritten wurde der KGSt®-Ist-Personalfaktor erarbeitet, unter Federführung der Projektleiterin Andra Stallmeyer und des KGSt®-Projektbeauftragten Thomas Jackel von der Berufsfeuerwehr Frankfurt gemeinsam mit dem KGSt®-Vergleichsring Berufsfeuerwehren Städte ab 250 000 Einwohner.

Während der Begriff "Soll-Personalfaktor" weitgehend einheitlich in allen Stellenplänen die für eine Funktion im Einsatzbereich bereitgestellten Stellen beschreibt, gehen die Definitionen zum "Ist-Personalfaktor" in den Kommunen zum Teil deutlich auseinander.

Ausgehend davon, dass den Soll-Personalfaktoren Berechnungen mit bestimmten Annahmen zu Abwesenheitszeiten und damit zu erwartenden Anwesenheitszeiten zugrunde liegen, wurde der KGSt®-Ist-Personalfaktor mit dem Ziel entwickelt, die zum Zeitpunkt der Vereinbarung des Soll-Personalfaktors getroffenen Annahmen auf ihre Aktualität und Genauigkeit zu überprüfen. Dabei berücksichtigt eine ganzheitliche Betrachtung alle den Personalfaktor beeinflussenden Faktoren.

Ein interkommunaler Vergleich von Ist-Personalfaktoren ist nur auf einer einheitlichen Berechnungsbasis möglich, deshalb ist der KGSt®-Ist-Personalfaktor in den drei anwendenden Vergleichsringen die bedeutendste Personal-Kennzahl.

Aber was genau ist der KGSt®-Ist-Personalfaktor?

Es wird berechnet, wieviele Vollzeitäquivalente im Beobachtungszeitraum tatsächlich notwendig gewesen wären, um eine Einsatzfunktion zu besetzen (Normierung auf 24 Stunden an 365 Tagen = 8.760 Stunden). Zunächst wird die theoretische Jahresarbeitsleistung eines Mitarbeiters auf Basis der jeweiligen Wochenarbeitszeit ermittelt (365 Tage geteilt durch 7 Tage multipliziert mit der entsprechenden Wochenarbeitszeit, in der Regel 48 Stunden).

Die Berechnung erfolgt für Stellen oder Stellenanteile

  • der Funktionen, die im Einsatzdienst der Feuer- und Rettungswachen erforderlich sind (unabhängig von der Laufbahngruppe) und
  • die in einem Schichtdienst/Einsatzdienst tätig sind (unabhängig von der Wochenarbeitszeit).

In die Betrachtung und Berechnung nicht einbezogen werden alle Funktionen, die im Mischdienst-Modell und sonstigen "Sonderdienstmodellen" (z. B. Führungsdiensten) eingesetzt sind.

Von der durchschnittlichen theoretischen Jahres-Arbeitsleistung eines Mitarbeiters sind – durchschnittliche, auf alle Mitarbeiter gleichmäßig zu verteilende – Abwesenheiten zu bemessen und abzuziehen, z. B.:

  • Krankheit, einschließlich Dauerkrankheit und Anschlussbehandlung
  • Urlaub/Sonderurlaub/Zeitausgleiche für Wochenfeiertage
  • Aus- und Fortbildung (keine Wachfortbildung)
  • Verwendungen außerhalb des Einsatzdienstes
  • Elternzeit/Mutterschutz

Grundsätzlich werden alle Abwesenheitszeiten erfasst, gegebenenfalls unter der Rubrik "Sonstige Abwesenheitszeiten".

Besonderheiten der KGSt®-Ist-Personalfaktor-Berechnung:

  • Es wird ein durchschnittlicher Saldo der im Betrachtungszeitraum zusätzlich aufgelaufenen Mehrarbeitsstunden berücksichtigt. Dieser erhöht den Personalfaktor rechnerisch, weil faktisch zusätzliche Arbeitsleistung "gekauft" wird, die im Betrachtungszeitraum weder monetär noch durch Zeitausgleich vergütet werden kann und insofern ein Risiko für die Zukunft bedeutet.
  • Es werden nicht besetzte Stellen berücksichtigt, denn die gesamte Berechnung basiert auf besetzten Stellen. Da Stellenbesetzungsgrade von 100 Prozent eher die Ausnahme sein dürften, müssen bei der Soll-Betrachtung Annahmen zum durchschnittlichen Personalfaktor getroffen und somit bei der Ist-Betrachtung konsequenterweise mitberücksichtigt werden.
  • Einbezogen werden Arbeitsleistungen für den Einsatzdienst, die durch Mitarbeiter erbracht wurden, die einer Organisationseinheit außerhalb des Einsatzdienstes zugeordnet sind, z. B. Auszubildende, die funktionswirksam eingesetzt wurden oder die Arbeitsstunden von Mischdienstlern. Diese Stunden reduzieren rechnerisch den Personalfaktor.

Unter der (selbstverständlichen) Voraussetzung, dass alle Werte für die Berechnung des KGSt®-Ist-Personalfaktors korrekt erfasst werden, liegt ein präziser Wert zum tatsächlichen Personalbedarf im Betrachtungszeitraum vor, der alle negativen und positiven Einfluss-Faktoren berücksichtigt.

Die Aussagekraft der ermittelten Werte steigt, wie bei allen Kennzahlen, über die Zeitreihe. Hier lassen sich für die einzelnen Faktoren auch Trends ablesen, die im Fall einer notwendigen Neuberechnung des Soll-Personalfaktors und damit der Stellenbedarfe eine sehr gute Argumentationsgrundlage gegenüber den Personalämtern darstellen.

Wie die zuvor genannten Grundzahlen definiert werden, können unsere Mitglieder im vollständigen Kennzahlensystem "Berufsfeuerwehr – KGSt®-Ist-Personalfaktor" nachlesen. Es steht unter KGSt®-Kennzahlensysteme zum Download zur Verfügung.

Da bereits zahlreiche Berufsfeuerwehren und Feuerwehren mit hauptamtlichen Kräften ihren Ist-Personalfaktor nach dem KGSt-Algorithmus ermitteln, stehen zudem konkrete anonymisierte Werte aus den Vergleichsringen bereit, in Form des Medianwerts und des 25er und 75er-Perzentils unter Benchmarks & Standortbestimmung.

Auskünfte zum Kennzahlensystem oder den Benchmarks zum KGSt®-Ist-Personalfaktor und zur Vergleichsringarbeit zum Thema Feuerwehren gibt Ihnen gerne Andra Stallmeyer.

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