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Webbasierte Effizienzprüfung von Aufsichtsratsgremien
der Stadt Frankfurt a. M.

Systematische Selbstevaluierung mit interaktiven Schulungstool

Eine regelmäßige Effizienzprüfung der Aufsichtsratsarbeit empfiehlt bzw. fordert nicht nur der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK), sondern auch zahlreiche Public Corporate Governance Kodizes und das Kreditwesengesetz. Sie ist ein bewährtes Instrument für das Kollegialorgan Aufsichtsrat, um die Gremienarbeit sowie die interne Kommunikation zu analysieren und zu verbessern.

Von entscheidender Bedeutung für die Verbesserung der Gremienarbeit ist dabei die Vertraulichkeit der schriftlichen Befragung der einzelnen Gremienmitglieder, z. B. bezüglich der Zufriedenheit mit der Diskussionskultur im Gremium sowie den Gremienvorlagen der Geschäftsführung.

Im Rahmen eines gemeinsamen Forschungsprojekts des Beteiligungsmanagements der Stadt Frankfurt am Main (Beteiligungsmanagement 20.3 – Stadtkämmerei) mit Prof. Dr. Ulf Papenfuß, Inhaber des Lehrstuhls für Public Management & Public Policy an der Zeppelin Universität Friedrichshafen, sowie Prof. Dr. Wolff, Inhaber des Lehrstuhls für Management und Controlling an der Georg-August-Universität Göttingen, wurde der bereits vorhandene Fragebogen des Beteiligungsmanagements überarbeitet. Auch wurde ein Konzept für eine onlinebasierte Durchführung der Effizienzprüfung auf Basis des überarbeiteten Fragebogens erstellt. Dies erfolgte parallel zur teilweisen Neubesetzung der Aufsichtsratsgremien der Beteiligungsunternehmen der Stadt Frankfurt am Main nach der Kommunalwahl im Frühjahr 2016.

Der Frankfurter Fragebogen hat lediglich rund 12 Seiten, anders als die Fragebögen bei arbeitsteilig agierenden Aufsichtsratsgremien der großen börsennotierten Aktiengesellschaften (mit Fragebögen von häufig über 40 DIN A4–Seiten). Der Schwerpunkt der Fragebogenüberarbeitung lag darin, einzelne Aspekte des Fragebogens sowie den strukturellen Aufbau inhaltlich zu schärfen bzw. anzupassen. Zusätzlich wurden einzelne Fragen um zusätzliche Informationen und Verweise auf die jeweiligen Normen bzw. Informationsquellen (z. B. Aufsichtsratshandbuch) ergänzt.

Der Fragenbogen sieht unabhängig von einzelnen Aufsichtsratscharakteristika (z. B. obligatorischer versus fakultativer Aufsichtsrat) folgende Themenbereiche vor:

  • Innere Ordnung und Organisation des Aufsichtsratsorgans,
  • Sitzungsdurchführung und -protokollierung,
  • Diskussions- und Arbeitskultur innerhalb des Aufsichtsratsorgans
  • Informationsversorgung der Mitglieder des Aufsichtsratsorgans,
  • Aufgaben des Aufsichtsrats, Zusammensetzung und Qualifikation des Aufsichtsratsorgans,
  • Arbeitsweise und Prozesse der Ausschüsse des Aufsichtsrats,
  • ggf. Geschäftsführungsangelegenheiten.

Somit werden alle wesentlichen Aspekte der Arbeit des Gesamtgremiums sowie möglicher Ausschüsse (z. B. Prüfungsausschüsse) der jeweiligen Beteiligungsunternehmen in struktureller und prozessualer Hinsicht systematisch berücksichtigt. Die Beantwortung des Fragebogens nimmt ca. 30 bis 45 Minuten in Anspruch.

Die Ergebnisse der Effizienzprüfung werden in einem Auswertungsbericht zusammengefasst, der die wesentlichen Ergebnisse adressatengerecht aufbereitet.

Das Konzept bietet im Gegensatz zu den existierenden Ansätzen für die Durchführung von Effizienzprüfungen zahlreiche Vorteile:

  • Geringerer Administrationsaufwand für die Beteiligungsunternehmen: Die Nutzung eines online-gestützten Ansatzes reduziert den administrativen Aufwand deutlich, da der Koordinationsaufwand zwischen den Beteiligungsunternehmen und dem Beteiligungsmanagement der Stadt Frankfurt (z. B. Versand und Einsammeln der Fragebögen und/oder zusätzlichen Informationsmaterials) fast vollständig entfällt.
  • Vereinfachung der Effizienzprüfung für die Gremienmitglieder: Für die Gremienmitglieder sieht das Konzept einen deutlich vereinfachten Prozess und somit eine Reduzierung des zeitlichen Aufwands vor. Die Aufsichtsratsmitglieder können zeitlich flexibel und mit jedem Endgerät (Smartphone, Laptop, etc.) an der Online-Befragung teilnehmen. Ein Abschicken des Fragebogens auf postalischem Wege entfällt. Auch stellt der Zugang zur Online-Befragung adressatengerecht sicher, dass die Gremienmitglieder nur Zugang zu solchen Fragen erhalten, die für sie von inhaltlicher Relevanz sind (z. B. durch die Unterscheidung von Gremien mit und ohne Verantwortung für Geschäftsführungsangelegenheiten oder aufgrund einer Ausschusstätigkeit). Missverständnisse und Fehlinterpretationen durch die Gremienmitglieder bei der Beantwortung der Fragen werden somit vermieden.
  • Integrierte Fortbildung der Aufsichtsratsmitglieder: Das entwickelte Konzept sieht die Integration von zusätzlichen Informationen in die eigentliche Befragung vor (Begriffserklärungen, Hinweise auf entsprechende Ziffern im Public Corporate Governance Kodex, Verweise auf Handbücher des zentralen Beteiligungsmanagements usw.). Somit kann die Effizienzprüfung auch dazu genutzt werden, den Gremienmitgliedern wichtige Informationen und Hinweise zielgerichtet zu übermitteln, so dass die Effizienzprüfungen auch einen Fortbildungscharakter aufweisen.

Fazit

Die webbasierte Effizienzprüfung ist gerade bei öffentlichen Unternehmen mit Blick auf die typische Zusammensetzung ihrer Aufsichtsgremien mit demokratisch legitimierten Akteuren sowie weiterer Berufsgruppen ein besonders chancenreicher Ansatz. Mit einem sinnvollen Aufwand-Nutzen-Verhältnis kann er einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Gremienarbeit liefern.

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