Webcontent-Anzeige

Wie geht Fördermittelmanagement (noch) besser?

Rückblick auf das 3. Treffen des Netzwerks Fördermittelmanagement

Am 7. Juli 2021 traf sich wieder das Netzwerk Fördermittelmanagement, leider immer noch virtuell, aber trotzdem guter Dinge. Im Mittelpunkt standen diesmal erneut die technologische Unterstützung des Fördermittelmanagements, ein kommunales Innovationsprojekt und der Blick über den Tellerrand.

 Fördermittel © geschmacksRaum – Adobe.Stock

Nach der Vorstellung einer selbstentwickelten Datenbanklösung der Stadt Osnabrück beim letzten Treffen (siehe KGSt®-Journal 7/2020) folgte nun "Fömi.kommunal" der Firma Robotron, das die Perspektiven Fördermittelempfang und Fördermittelvergabe berücksichtigt und somit umfassend die Verwaltung (Erfassung, Bearbeitung, Abschluss) und Steuerung von Fördermitteln unterstützt. Wichtige Elemente sind in diesem Zusammenhang die Schnittstellen und damit Anbindungsmöglichkeiten, unter anderem an das HKR-Verfahren, an die unterschiedlichen Fachverfahren der fördermittelverwaltenden Organisationseinheiten und gegebenenfalls an ein Dokumentenmanagementsystem sowie die Möglichkeiten zur Datenauswertung und zur Berichterstattung.

Josefine de Buhr, Referentin für Finanzen und Projektleiterin, stellte Ziele und Maßnahmen eines gesamtstädtischen Projekts der Stadt Köln zur Optimierung der Fördermittelvergabe vor. Dazu zählen

  • eine einheitliche allgemeine Förderrichtlinie sowie rechtssichere Standards,
  • der Aufbau einer stadtweiten Fördersystematik (Programme),
  • die Implementierung eines einheitlichen Workflows,
  • die Herstellung von Transparenz über Ergebnisse und Wirkungen und
  • eine valide Entscheidungsgrundlage für Politik und Verwaltung.

Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts ist die Entwicklung eines IT-gestützten, einheitlichen und integrierten Förderverfahrens für die Antragstellung und die Sachbearbeitung. Die Einrichtung eines Fördermittelportals dient als Wegweiser, SAP Fiori unterstützt als Front-End die Antragstellung über den Mittelabruf bis zum Einreichen der Verwendungsnachweise. Als Fachanwendung für die fördermittelvergebenden Dienststellen ist SAP Grantor im Einsatz. Alle Prozessschritte der Fördermittelbewirtschaftung sind somit digitalisiert. Interessante Eindrücke vermittelte Martin Kurtenbach von der Stadtkämmerei durch einen Blick in das Testsystem der Stadt Köln.

Zum Abschluss präsentierte das Bundesverwaltungsamt Köln, das unter anderem für die praktische Umsetzung der Förderprogramme der Bundesministerien zuständig ist und im ESF-Bereich zusätzliche Aufgaben im Zusammenhang mit dem Berichtswesen gegenüber der EU wahrnimmt, Spannungsfelder und Klippen im Zuwendungsbereich. Als Bewilligungsstelle von Förderungen sind die politischen Ziele zu erfüllen, die geltenden Vorschriften mit den jeweiligen Projektrealitäten in Einklang zu bringen und Missbrauch aufzudecken.

Dabei ist nicht nur die Komplexität der zu beachtenden Rechtsgebiete zu bewältigen. Es ist auch immer wieder ein Ausgleich zwischen schlanken Kontrollprozessen sowie schnellen Prüfungen einerseits und der Aufdeckung von Missbrauch und einzelfallgerechten Entscheidungen andererseits herzustellen. Finanzielle Risiken durch die Nichtbeachtung von Vorschriften sollten vermieden und Dokumentations- und Nachweispflichten fortlaufend erfüllt werden, da Vieles im Nachhinein nicht mehr heilbar ist. Auf einzelne Problemfelder gingen Dr. Katrin Eschmöller und Ralph Dimper näher ein und gaben Tipps zur Vermeidung von typischen Fehlern.

Das Netzwerk bleibt am Thema dran und hat im anwesenden Teilnehmerkreis eine kleine Abfrage zur IT-Unterstützung, Arbeitsauslastung und Personalausstattung durchgeführt:

Grafik: Abfrage Fördermittel

Webcontent-Anzeige
Bildnachweise:
Megafon – Aktuelles © Zerbor Adobe.Stock
Fördermittel © geschmacksRaum Adobe.Stock