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Zu Gast bei Freunden

Ortstermin zu innovativer Büroraumgestaltung in Kerkrade/NL

In vielen Kommunen wird aktuell über neue Büroraumkonzepte nachgedacht. Dabei können Einblicke in die Erfahrungen anderer hilfreich sein, auch grenzüberschreitend. Die niederländische Stadt Kerkrade (45 000 Einwohner, 450 Mitarbeitende) hat bereits 2001 ihr Konzept einer innovativen Büroraumnutzung umgesetzt.

Im Rahmen ihrer guten Kontakte nach Deutschland empfing die Stadt gern und unkompliziert Vertreter*innen der Kreise Oberhavel und Soest sowie KGSt-Referentin Elke Grossenbacher und gab einen ausführlichen Einblick in ihr Büroraumnutzungs-Konzept und die bisherigen Erfahrungen.

Schon zu Beginn der Überlegungen stand fest, dass nicht nur optische Gründe ausschlaggebend waren. Das Büroraumkonzept war Teil einer umfassenderen Neustrukturierung: Stärkere Bürgerorientierung, bessere Dienstleistungen, transparente Organisation und Ergebnisbetrachtung sollten auch räumlich unterstützt werden.

Im Mittelpunkt der räumlichen Planungen standen daher die Arbeitsprozesse sowie die mit ihnen verbundenen Mitarbeitergruppen und deren bürobezogenen Bedürfnisse. Am Entwicklungsprozess waren Teilprojektgruppen aus den Bereichen IT, Bürgerservices, Bauen und Büroeinrichtung sowie die Mitarbeitenden und der Personalrat beteiligt.

Das Konzept wurde zudem visuell kommuniziert. Zusätzlich wurde für knapp ein Jahr eine Pilotumgebung eingerichtet, um die späteren neuen Arbeitsbedingungen erlebbarer zu machen.

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So entstand das Flex-Platz-Konzept, das grundsanierte und entkernte alte Bürogebäude wurde als offene Bürolandschaft umgestaltet. Es gibt keine festen Arbeitsplätze mehr, jeder lässt sich dort nieder, wo er arbeiten möchte und hat an jedem Platz die notwendige Ausstattung zur Verfügung.

Zusätzlich gibt es für konzentriertes Arbeiten schallgeschützte Einpersonenbüros ("Cockpits") und Besprechungsräume. Nebeneffekt: Für die 450 Mitarbeitenden wurden nur 360 Arbeitsplätze bereitgestellt, da zuvor mit Stichproben ermittelt wurde, dass mindestens 40 Prozent der Arbeitsplätze alter Art ungenutzt waren. Die Ersparnis von rund 1 Mio Euro p. a. kann so für andere Zwecke eingesetzt werden.

Im Rahmen der Gesamtsicht wurden auch die Bürgerkontakte neu gesteuert. Für diese gibt es im Erdgeschoss eine zentrale Anlaufzone, weitere Besprechungsräumlichkeiten befinden sich im ersten Obergeschoss. Darüber hinaus ist das Gebäude nur Mitarbeitenden zugänglich.

Dies gelingt mittels strikter Steuerung über Front-Office- und Back-Office-Prozesse, denen inzwischen auch die weiter fortgeschrittene Digitalisierung zuträglich ist. Viele Anliegen können die Bürger*innen selbst online erledigen oder anstoßen. Persönliche Vorsprachen bei der Verwaltung erfordern stets eine Terminbuchung.

Win-Win-Profit daraus: Keine Wartezeiten mehr für die Bürger*innen, verwaltungsseitig können die Anliegen, wenn möglich, vorbereitet werden und der Personaleinsatz im Front-Office kann optimal gesteuert werden.

Am 19. November 2019 bietet die KGSt zu diesem Thema ein Treffen an, zum Austausch interessierter Kommunen untereinander (siehe rechte Spalte). Auch beim KGSt®-FORUM 2020 werden wir das Thema neue Arbeitswelten aufgreifen.

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