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Zukunftskongress Staat & Verwaltung 2019

KGSt macht Mut zum digitalen Wandel

"Deutschland und Europa erfolgreicher und lebenswerter machen!" war das Motto vom 27. bis 29. Mai 2019 in Berlin. Und genau dafür müssen die technologischen Möglichkeiten genutzt werden: Um die Lebens-, Arbeits- und Standortqualität für die Menschen nachhaltig zu verbessern.

 KGSt®-Kommunalforum: Was bringt die Digitalisierung Deutschlands vorwärts? KGSt®-Kommunalforum: Was bringt die Digitalisierung Deutschlands vorwärts?

Der Zukunftskongress Staat & Verwaltung gilt als Leitveranstaltung des Öffentlichen Sektors für den Digitalen Wandel. Er steht unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums des Innern, Bau und Heimat und lockt Jahr für Jahr rund 1900 Besucherinnen und Besucher an, die sich neue Impulse holen, sich vernetzen oder gemeinsame Projekte initiieren.

In den letzten fünf Jahren hat sich der Kongress – mit Unterstützung der KGSt als einem der Hauptpartner – als impulsgebende Branchen-Veranstaltung etabliert und nimmt grundsätzliche Fragen der Organisation und Prozesse, der Führung und des Personalmanagements mit den neuen Möglichkeiten disruptiver Technologien in den Blick.

Eine umfangreiche Veränderung spüren wir in allen Bereichen unseres Lebens. Wir erledigen heute Dinge in Echtzeit, die früher Stunden, Tage oder Wochen in Anspruch nahmen und werden ein Teil von globalen digitalen Geschäftsmodellen und Wertschöpfungsstrategien. Wir merken, dass die Digitalisierung unsere Kommunikation, Mobilität und unser gesellschaftliches Miteinander, ja sogar unsere Demokratie verändert.

Damit die Digitalisierung Europa und Deutschland wirklich erfolgreicher und lebenswerter macht, spielen die Kommunen eine entscheidende Rolle. Erfolgreiche Digitalisierung wird in den Kommunen spürbar, denn dort leben die Menschen. Als Erbringer von 75 Prozent der Daseinsvorsorge sind es gerade Kommunen, die die erforderlichen PS für die Digitalisierung auf die Straße bringen.

Aber genau das gelingt nur im gelungenen partnerschaftlichen Zusammenspiel von Bund, Ländern und Kommunen. Die kommunale (Management-)Perspektive brachte die KGSt in zahlreichen Veranstaltungen ein.

KGSt®-Kommunalforum.

Über den Stand der Digitalisierung in Deutschland diskutierten Anika Krellmann und Marc Groß im Rahmen des 90-minütigen Kommunalforums und stellten die Frage: Was bringt uns wirklich weiter?

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 Marc Groß und Anika Krellmann Marc Groß und Anika Krellmann

Denn eines ist klar. Die Digitalisierungsdebatte geht an Kommunen nicht nur vorbei. Insbesondere dort wird sie geführt bzw. muss sie geführt werden. Während aber über Schlagworte wie Konnexität und kommunale Selbstverwaltung und die möglichen Potenziale und das vermeintlich Erreichte heiß debattiert wird, scheint die Digitalisierung nicht so richtig in Schwung zu kommen.

Zu Beginn beschrieben Ramona Schumann, Bürgermeisterin der Stadt Pattensen, Sabine Möwes, Digitalisierungsverantwortliche der Stadt Köln, Stefan Sternberg, Landrat des Landkreises Ludwigslust-Parchim und Bernd Mutter, Digitalisierungsverantwortlicher der Stadt Freiburg/Breisgau, ihre Sicht auf die Digitalisierung.

Im Fokus standen die Aspekte "Zuständigkeiten im föderalen System neu zu denken und einen Staatsumbau zuzulassen", "Nutzerzentrierung und Digitale Bildung der örtlichen Gemeinschaft" und "Hemmschuh Digitalisierung als Expertenthema".

Anschließend diskutierten die Impulsgeber und die Digitalisierungsexperten der KGSt mit rund 150 Teilnehmenden in einem offenen Format zu den folgenden Thesen. Eine Fotodokumentation der Ergebnisse können Sie hier abrufen.

  • These 1: Kommunale Selbstverwaltung vs. zentrale Standards
    Nicht das "Fachverfahren" ist es, das kommunale Selbstverwaltung ausmacht, sondern der Service und die Qualität sowie die Gestaltung des digitalen "Lebensraumes" vor Ort. Daher braucht es rechtzeitig klare Standards, die im föderalen System akzeptiert sind.
  • These 2: Nutzerzentrierung & Done is better than perfect
    Damit digitale Services einen echten Mehrwert schaffen, müssen die Nutzerinnen und Nutzer konsequent in den Mittelpunkt gestellt werden. Dazu müssen Services im Sinne der Nutzenden 80:20 gedacht und schnell zur Verfügung gestellt werden. Eine kontinuierliche, iterative Weiterentwicklung fordert neue, agile Arbeitsweisen innerhalb der Verwaltung und mit den IT-Dienstleistern.
  • These 3: Die Zukunft der (kommunalen) Portale
    "Kommunale" Portale stiften Identität und einen lokalen Bezug. Dafür werden keine eigenen technischen Lösungen benötigt!
  • These 4: Ebenenübergreifende Zusammenarbeit
    Digitalisierung gelingt nur partnerschaftlich und auf Augenhöhe. Dafür brauchen Bund, Länder und Kommunen neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation, keine Gaukelei.
  • These 5: Aufgabenkritik
    Digitalisierung erfordert einen kritischen Blick auf die übertragenen Aufgaben. Wir müssen den Staatsaufbau überdenken und neu denken!
  • These 6: Digitalisierung als Expertenthema
    Wir reden über Digitallotsen, die Rolle der IT, wir reden über eine neue Organisation und wundern uns, wenn 95 Prozent der Beschäftigten die Achseln zucken und sagen: "Was hat das alles mit meinem Arbeitsbereich zu tun?". Digitalisierung muss raus aus der "Blase" und in die fachliche Diskussion. Dafür braucht es eine andere Denk- und Vorgehensweise.

Online-Abfragen für eine breitere Beteiligung.

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 Ergebnis der Abfrage: Was bringt uns wirklich weiter? (Vergrößern Sie die Abbildung durch einen Klick auf die Lupe). Ergebnis der Abfrage: Was bringt uns wirklich weiter? (Vergrößern Sie die Abbildung durch einen Klick auf die Lupe).

Flankierend zum KGSt-Kommunalforum führte die KGSt zwei Umfragen durch. Die erste wurde bereits vor der Veranstaltung über Facebook, Twitter, Xing und LinkedIn gestreut.

Die KGSt stellte schlicht und einfach folgende Frage: "Was muss passieren, damit wir die Digitalisierungs-PS auf die Straße bekommen?".

Die zweite Abfrage fand direkt zu Beginn des Kommunalforums statt. Die KGSt interessierte sich dafür, wie zufrieden die Teilnehmenden mit der aktuellen Umsetzung des OZG (Onlinezugangsgesetz) sind und welche Optimierungspotenziale sie sehen.

Hier gibt es mit im Durchschnitt 1,9 Sternen zur Zufriedenheit ein recht klares Ergebnis.
(1 Stern = sehr unzufrieden, 5 Sterne = sehr zufrieden)

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 Ergebnis der Abfrage: Welche Optimierungspotenziale sehen Sie bei der OZG-Umsetzung? Ergebnis der Abfrage: Welche Optimierungspotenziale sehen Sie bei der OZG-Umsetzung?

Auch beim Optimierungspotenzial zeichnet sich mit den Aspekten "Zusammenarbeit" und "Standardisierung" ein klares Bild ab.

Kommunales Projektmanagement.

Bei einem außergewöhnlichen Frühstück mit Knalleffekt diskutierte unsere Referentin Silvia Soremba gemeinsam mit Wolfgang Sauer von der GPM, welche Zutaten wichtig für gutes kommunales Projektmanagement sind.

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 Wolfgang Sauer und Silvia Soremba Wolfgang Sauer und Silvia Soremba

Neben den klassischen Zutaten wie einem einheitlichen Projektmanagement-Standard in der ganzen Verwaltung und einem Projektmanagement-Handbuch sind vor allem auch Mut, Spaß und Ausdauer gefragt.

Mut, neue Strukturen und Wege der Aufgabenerledigung in der Verwaltung einzuführen und einzufordern, Verantwortung zu übernehmen und vor allem auch Projekte zu beenden, wenn absehbar ist, dass sie keinen Mehrwert erzeugen. Spaß, um die Mitarbeitenden zu motivieren, die oft zusätzlichen Aufgaben zu übernehmen und sich für die Sache einzusetzen.

Und vor allem Ausdauer, denn gutes Projektmanagement stellt viele über Jahrzehnte gelebte Strukturen in der Verwaltung auf neue Füße, bricht Silos auf und ermöglicht eine ganz neue Transparenz und Beteiligung. Dies passiert jedoch nicht von heute auf morgen, sondern muss langsam wachsen.

Agiles Arbeiten.

Tüfteln, experimentieren, ausprobieren: Das ist es, was man mit einer "Werkstatt" verbindet. Und in diesem Sinne moderierte KGSt-Referentin Anika Krellmann eine "Zukunftswerkstatt Agiles Arbeiten". Mit sechs Podiumsteilnehmenden diskutierte sie, ob und wie agiles Arbeiten bei der Umsetzung der Digitalisierung helfen kann.

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 Zukunftswerkstatt mit Anika Krellmann, Dr. Birgit Schneider-Bönninger, Robin Heilig, Martin Brandt, Prof. Dr. Udo Janßen, Germar Schröder (v. l. n. r.) Zukunftswerkstatt mit Anika Krellmann, Dr. Birgit Schneider-Bönninger, Robin Heilig, Martin Brandt, Prof. Dr. Udo Janßen, Germar Schröder (v. l. n. r.)

Die Teilnehmenden erlebten ein "Speed Dating" mit der Agilität und lernten unterschiedliche Facetten des agilen Arbeitens kennen.

Peggy Liebscher, stellvertretende Referatsleiterin Strategische Vorausschau und Politische Planung im Bundeskanzleramt, sorgte mit einem Impulsvortrag für die notwendigen Basics. Sie stellte Erfahrungen mit der agilen Methode "Scrum" vor. Dabei zeigte sie praxisnah, dass Agilität viele unserer Probleme im Projektmanagement lösen kann, in der Verwaltung sehr gut funktioniert, sie aber auch vor neue Herausforderungen stellt.

Kommunale Erfahrungen brachten Martin Brandt vom Ostalbkreis, Robin Heilig, Leiter des internen Start-ups "PACE" von der Stadt Wien und Dr. Birgit Schneider-Bönninger, Dezernentin für Sport und Kultur der Bundesstadt Bonn, ein. Über den Erfolg agiler Arbeitsweisen waren sich alle einig. Gewarnt wurde vor einem "Methodendogmatismus": "Methodenkompetenz im digitalen Zeitalter heißt, zu wissen, was ich für ein Ziel brauche. Dafür muss ich mich sicher aus einem Methodenkoffer bedienen können", so Robin Heilig.

Umsetzungsstand OZG.

Am Umsetzungsdialog zum Onlinezugangsgesetz nahm Marc Groß, KGSt-Programmbereichsleiter Organisations- und Informationsmanagement, teil. Unter Moderation von Ernst Bürger, BMI, ging es zusammen mit Dr. Ariane Berger, Deutscher Landkreistag, Dr. Marc Diefenbruch, Open Text, Dr. Stefan Klein, Governikus, Dr. Ralf Kleindiek, Boston Consulting Group und Rudolf Schleyer, AKDB, um die Frage: Wann kommt zum Thema E-Government endlich der "große Wurf"?

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 Umsetzungsdialog OZG mit Dr. Ralf Kleindiek, Marc Groß, Dr. Ariane Berger, Ernst Bürger (v. l. n. r.) Umsetzungsdialog OZG mit Dr. Ralf Kleindiek, Marc Groß, Dr. Ariane Berger, Ernst Bürger (v. l. n. r.)

Denn seit rund 20 Jahren schreiben sich Politik und Verwaltung "E-Government" auf die Fahnen. Seit etwa eineinhalb Jahren ist das OZG in aller Munde: Bis Ende 2022 müssen Bund, Länder und Kommunen 575 Verwaltungsleistungen digital zugänglich machen.

Unter dem OZG als gesetzlichem Hebel sind die föderalen Ebenen dieses mal verpflichtet, tatsächlich zusammenzuarbeiten. Themenfelder wurden bereits abgesteckt, Arbeitsgruppen gegründet – mit ersten Ergebnissen des "agilen" Vorgehens in den "Real-Laboren" wird in der ersten Jahreshälfte 2019 gerechnet.

Die Diskutanten waren sich in einem einig: Das OZG ist ein Katalysator im Kontext des E-Governments. Es wurden viele positive Dinge angestoßen. Dazu gehört ein neuer nutzerzentrierter Blick auf die Online-Services für die Bürger und eine neue und intensivere Form der Zusammenarbeit zwischen Bund, Ländern und Kommunen.

"Jetzt fehlt es noch an mehr Transparenz bei der Umsetzung des OZG, an (Qualitäts-)Standards bei der Arbeit der Digitallabore, an Konzepten, um die Nachnutzung von Services sicherzustellen und an einer generellen Diskussion zur Zuständigkeit von Aufgaben im föderalen System! Mit dem KGSt®-Prozessportal und mit der Vernetzungsplattform KGSt-Kommunect bietet die KGSt dafür hervorragende Instrumente", hob Marc Groß hervor.

Prozessmanagement.

Im Rahmen eines Best Practice-Dialogs stellte unser Referent Matthias Hörmeyer das KGSt-Angebot im Bereich Prozessmanagement vor.

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 Matthias Hörmeyer Matthias Hörmeyer

Mit dem Verwaltungsscreening und dem KGSt®-Prozesskatalog unterstützt die KGSt Kommunen bei der Realisierung von E-Government-Vorhaben, nicht zuletzt auch im Bereich der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes.

Außerdem bot Matthias Hörmeyer einen Ausblick auf das neue KGSt®-Prozessportal, welches ab Herbst 2019 an den Start gehen wird. Das Fazit dieser Session: Mit diesen Tools trägt die KGSt dazu bei, das Prozessmanagement in den Kommunen voranzutreiben und zu professionalisieren.

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 Volker Scharfen, Marc Groß, Silvia Soremba, Rainer Christian Beutel, Anika Krellmann, Matthias Hörmeyer (v. l. n. r.) Volker Scharfen, Marc Groß, Silvia Soremba, Rainer Christian Beutel, Anika Krellmann, Matthias Hörmeyer (v. l. n. r.)

Der KGSt-Stand auf dem Zukunftskongress war gut besucht. Das KGSt-Team führte dort unter dem Leitgedanken "Die Digitale Kommune gestalten." viele spannende Gespräche.

Mit dabei waren Vorstand Rainer Christian Beutel, Programmbereichsleiter Marc Groß, die Referentinnen und Referenten Matthias Hörmeyer, Anika Krellmann, Volker Scharfen und Silvia Soremba sowie Lia Schnurbus.

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